Il property manager è il professionista o l’impresa che gestisce un immobile per conto del proprietario: dai rapporti con gli inquilini alla manutenzione ordinaria, dagli adempimenti fiscali alle comunicazioni alle autorità. La figura del property manager si è consolidata in Italia negli ultimi anni, con la crescita del mercato degli affitti brevi e la complessità crescente degli adempimenti normativi. Il contratto tra proprietario e property manager deve disciplinare con precisione poteri, responsabilità, rendiconto e compenso per evitare controversie nel corso del rapporto.

Tipologie di contratto con il property manager

Il rapporto tra proprietario e property manager può essere strutturato in due modi principali: (a) mandato con rappresentanza (art. 1704 c.c.): il PM agisce in nome e per conto del proprietario, che rimane il contraente nei rapporti con gli inquilini; il PM è soggetto agli obblighi fiscali del mandatario; (b) master lease (o sublocazione): il PM prende in locazione l’immobile dal proprietario a un canone fisso e lo subloca a terzi, trattenendo la differenza come corrispettivo della gestione; il PM diventa conduttore principale e locatore dei subinquilini.

Il master lease offre al proprietario la garanzia di un reddito fisso indipendentemente dall’effettiva occupazione dell’immobile; il rischio di vacancy è a carico del PM. È lo strumento preferito dai proprietari che vogliono reddito certo senza impegno gestionale. Il mandato con rappresentanza è preferito quando il proprietario vuole mantenere il controllo diretto sui conduttori, con il PM che agisce come agente.

Il property manager come sostituto d’imposta

Quando il PM gestisce locazioni brevi come intermediario — incassando i canoni per conto del proprietario — è tenuto per legge ad applicare la ritenuta del 21% sull’ammontare del canone e a versarla all’Erario (art. 4 D.L. 50/2017). La ritenuta è un acconto sull’imposta dovuta dal proprietario; in caso di locatore in cedolare secca, la ritenuta è a titolo definitivo al 21% (o 26% dal secondo immobile). Il PM che non effettua la ritenuta è responsabile solidalmente con il locatore per le imposte non versate.

Obblighi AML e CIN del property manager

I property manager che esercitano attività di intermediazione immobiliare sono soggetti agli obblighi antiriciclaggio ex D.Lgs. 231/2007: devono identificare i clienti (proprietari e conduttori per i contratti di locazione di lunga durata), conservare le informazioni e segnalare le operazioni sospette alla UIF. Per le locazioni brevi, l’obbligo di comunicazione degli ospiti alla Questura (Alloggiati Web) rimane a carico del proprietario, ma può essere delegato al PM tramite delega formale registrata nel portale.

Il contenuto del contratto di gestione

• Oggetto dell’incarico: descrizione precisa dell’immobile e dell’attività di gestione (locazione breve, lunga durata, mista)
• Poteri del PM: limiti dell’autonomia gestionale; importi oltre i quali è richiesta autorizzazione preventiva del proprietario
• Canone di gestione: percentuale sui ricavi (tipicamente 15-25%) o importo fisso; spese incluse ed escluse
• Rendiconto: periodicità, formato, documentazione da allegare
• Durata e recesso: termine contrattuale; condizioni di recesso anticipato; preavviso
• Obblighi fiscali: chi si occupa del versamento della cedolare secca o della ritenuta; chi registra i contratti di lunga durata
• Responsabilità per danni: come si gestiscono i danni causati dagli ospiti; polizza assicurativa del PM

Riferimenti normativi