Il presente Codice Etico definisce i principi guida che regolano l’operato dello Studio Notarile Soldani e Carraro, con particolare attenzione alla tutela del know-how professionale, alla riservatezza dei dati e alla stabilità dei rapporti con la clientela e riflette l’impegno costante verso l’integrità professionale, la tutela dei diritti dei clienti e la responsabilità sociale, nella ferma convinzione che la funzione notarile, oltre alla sua dimensione tecnico-giuridica, abbia un profondo valore etico e sociale che si realizza quotidianamente attraverso l’applicazione di principi fondamentali quali indipendenza, imparzialità e competenza professionale.

Lo Studio, composto dai notai Manlio Carlo Soldani e Roberta Carraro e dai loro collaboratori, si impegna a garantire standard etici elevati nel rispetto della normativa vigente e dei principi deontologici della professione notarile.

Finalità e ambito di applicazione

Scopo del Codice Etico

Il presente Codice Etico reca i principi guida del comportamento di tutti i soggetti che operano presso lo Studio Notarile Soldani e Carraro e specifica i doveri di lealtà, imparzialità, diligenza ed operosità che ciascuno deve applicare per garantire il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione dello Studio.

L’attività dei destinatari del Codice deve essere conforme alla posizione di indipendenza propria dell’attività notarile, ai compiti di garanzia affidati ai notai, all’imparzialità dell’attività notarile nonché al rispetto degli obblighi di riservatezza. Il Codice rappresenta uno strumento fondamentale per orientare i comportamenti di tutti coloro che collaborano con lo Studio verso standard etici elevati.

Destinatari

Il presente Codice si applica ai notai titolari dello Studio, Dott. Manlio Carlo Soldani e Dott.ssa Roberta Carraro, a tutti i dipendenti, ai praticanti, ai consulenti e a chiunque operi presso lo Studio, a tempo pieno o parziale, in forma di lavoro subordinato o non subordinato, nonché alle persone autorizzate a frequentare lo Studio per effettuare studi o ricerche.

Restano ferme le norme di legge e di deontologia applicabili ai notai cui lo Studio si conforma integralmente, in particolare i Principi di Deontologia Professionale dei Notai in vigore dal 1° gennaio 2025.

Principi fondamentali

Indipendenza, terzietà e imparzialità

I notai dello Studio e tutti i collaboratori devono conformare la propria condotta professionale ai principi di indipendenza, terzietà e imparzialità, evitando ogni influenza di carattere personale sul proprio operare ed ogni interferenza tra professione ed affari.

L’essere “super partes” è il fondamento dell’affidabilità del notaio come titolare di un pubblico ufficio. I notai dello Studio si impegnano a mantenere la propria neutralità ed equidistanza rispetto alle parti e ai loro interessi, senza compromessi e soprattutto senza alcuna commistione tra professione ed affari.

Personalità della prestazione

Lo Studio garantisce la personalità della prestazione notarile, che implica un rapporto diretto con le parti, un’attività istruttoria svolta sotto la direzione e il controllo dei notai, l’indagine accurata della volontà delle parti e la chiara spiegazione di tutti gli aspetti dell’atto.

I notai Soldani e Carraro si impegnano personalmente nella lettura e spiegazione degli atti, pronti a chiarire dubbi e aspetti complessi, e nell’esecuzione precisa e tempestiva delle formalità conseguenti, nel rispetto della riservatezza del rapporto con le parti.

Professionalità e competenza

I notai dello Studio devono svolgere con correttezza, diligenza e competenza la funzione di interpretazione e di applicazione della legge, ricercando le forme giuridiche adeguate agli interessi pubblici e privati affidati al loro ministero.

L’aggiornamento professionale continuo è considerato un obbligo deontologico fondamentale. I notai Soldani e Carraro e tutti i collaboratori si impegnano a curare costantemente l’aggiornamento della propria preparazione professionale mediante l’acquisizione di specifiche conoscenze in tutte le materie giuridiche rilevanti.

Doveri e comportamenti professionali

Integrità e onestà

Tutte le attività, le operazioni e i comportamenti dei destinatari del Codice nell’esercizio delle proprie funzioni devono essere improntati alla massima integrità, legalità, onestà e correttezza. Lo Studio rispetta rigorosamente le leggi e i regolamenti vigenti e ripudia ogni discriminazione basata sul sesso, sulla razza, sulla lingua, sulla condizione personale e sociale, sulle convinzioni religiose e politiche.

Trasparenza ed efficienza

I notai e il personale dello Studio si impegnano a garantire trasparenza, efficacia ed efficienza in ogni attività svolta, assicurando un uso oculato dei beni e delle risorse patrimoniali a loro disposizione. Ciascun componente dello Studio conforma la propria attività ai criteri di correttezza, economicità, efficienza ed efficacia, dedicando al lavoro la giusta quantità di tempo e di impegno.

Riservatezza

Lo Studio garantisce la massima riservatezza delle informazioni e dei dati personali trattati. I notai e tutti i collaboratori si impegnano a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all’esercizio della propria attività e a rispettare rigorosamente il segreto professionale.

Rapporti con i clienti

Assistenza e disponibilità

Lo Studio si impegna a fornire ai clienti un’assistenza professionale caratterizzata da cortesia, disponibilità e sollecitudine. I notai e il personale mostrano assistenza, cortesia e disponibilità nella comunicazione con il pubblico e curano la trattazione delle questioni in maniera efficiente e tempestiva.

Informazione e trasparenza

Lo Studio garantisce un’informazione completa, trasparente e comprensibile ai clienti, assicurandosi che comprendano pienamente il contenuto degli atti, le loro implicazioni giuridiche e fiscali, e le responsabilità che ne derivano.

Equità di trattamento

Lo Studio assicura parità di trattamento a tutti i clienti, senza discriminazioni o preferenze, garantendo a ciascuno lo stesso livello di attenzione e professionalità indipendentemente dalla natura e dall’importanza dell’atto.

Rapporti con i collaboratori e dipendenti

Rispetto e valorizzazione delle persone

Lo Studio promuove il rispetto dell’integrità fisica e morale di tutti i collaboratori e dipendenti, garantendo condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri.

Pari opportunità

Lo Studio si impegna a offrire pari opportunità di lavoro e crescita professionale a tutti i dipendenti e collaboratori sulla base delle loro qualifiche e capacità, senza discriminazioni di alcun tipo.

Formazione continua

Lo Studio investe nella formazione continua di tutti i dipendenti e collaboratori, promuovendo lo sviluppo delle competenze e la condivisione delle conoscenze in un’ottica di miglioramento continuo del servizio offerto.

Gestione delle transizioni professionali

Lo Studio garantisce trasparenza nelle procedure di cambiamento del personale, assicurando che i passaggi di competenze avvengano nel rispetto della continuità operativa e della riservatezza. In particolare:

• Formazione sui vincoli deontologici: tutti i nuovi assunti ricevono training specifico sugli obblighi di non divulgazione e sulle sanzioni previste in caso di violazione.
• Controllo degli accessi: revoca immediata delle autorizzazioni ai sistemi informatici e restituzione della documentazione cartacea in caso di dimissioni o licenziamento.
• Clausole contrattuali: inserimento nei contratti di lavoro di specifiche disposizioni che vietano l’utilizzo del know-how acquisito per finalità esterne allo Studio.

Doveri e comportamenti professionali

Riservatezza del know-how notarile

Lo Studio tutela il patrimonio intellettuale costituito dal know-how giuridico, dalle procedure operative e dalle banche dati informatiche. I dipendenti e i collaboratori sono tenuti a:

• Proteggere le informazioni riservate: evitare la divulgazione non autorizzata di modelli contrattuali, strategie procedurali, archivi digitali e qualsiasi dato identificativo della clientela. L’obbligo persiste anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro e si estende alle conoscenze acquisite durante l’attività professionale.
• Limitare l’accesso ai sistemi informatici: utilizzare credenziali personali per l’accesso alle piattaforme gestionali e rispettare i protocolli di sicurezza nella condivisione di documenti elettronici.
• Astenersi dalla riproduzione non autorizzata: non duplicare, trasferire o modificare atti, template o database senza esplicita autorizzazione dei notai titolari.

Divieto di trasferimento della clientela

In caso di cessazione del rapporto di lavoro o passaggio ad altro studio, i collaboratori devono:

• Rispettare la riservatezza dei contatti: non comunicare a terzi l’elenco dei clienti, i dettagli delle pratiche gestite o informazioni riservate ottenute durante l’incarico.
• Evitare comportamenti sleali: astenersi dal sollecitare attivamente la clientela dello Studio per indirizzarla verso nuove realtà professionali, anche mediante l’uso indiretto di rapporti personali o promesse di vantaggi economici.
• Osservare i patti di non concorrenza: conformarsi agli accordi sottoscritti che prevedono limitazioni temporanee (fino a 24 mesi) nello svolgimento di attività concorrenziali nella medesima area geografica o settore specialistico.

Privacy e trattamento dei dati personali

Conformità al GDPR

Lo Studio si conforma pienamente al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali. I notai dello Studio, in qualità di titolari del trattamento, adottano tutte le misure necessarie per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali trattati.

Obblighi specifici

Lo Studio si impegna a:

• Informare adeguatamente i clienti sulle modalità di trattamento dei loro dati attraverso informative chiare e complete;
• Acquisire il consenso esplicito dell’interessato per trattamenti che vanno oltre le finalità strettamente connesse all’attività notarile;
• Implementare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati trattati;
• Tenere un registro aggiornato delle attività di trattamento.

Sicurezza dei dati

Lo Studio adotta specifiche cautele nella conservazione degli atti e nell’accesso agli archivi, prevedendo sistemi di protezione sia fisica che informatica. Particolare attenzione è dedicata alla gestione della documentazione notarile contenente dati sensibili o giudiziari.

Antiriciclaggio e prevenzione di attività illecite

Adempimenti antiriciclaggio

I notai dello Studio si conformano rigorosamente alla normativa antiriciclaggio e alle Regole Tecniche emanate dal Consiglio Nazionale del Notariato. In particolare, lo Studio applica con scrupolo le procedure relative a:

• Autovalutazione dei propri rischi e implementazione dei presidi organizzativi;
• Adeguata verifica del cliente;
• Conservazione dei dati;
• Segnalazione di operazioni sospette.

Vigilanza e segnalazione

I notai dello Studio si impegnano a effettuare la segnalazione di operazioni sospette ogni qualvolta possano avere il sospetto che sia in corso, o che sia stata compiuta, un’operazione di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, collaborando attivamente con le autorità competenti.

Sostenibilità e responsabilità sociale

Impegno ambientale

Lo Studio si impegna a minimizzare l’impatto ambientale delle proprie attività, promuovendo pratiche di lavoro sostenibili, la riduzione degli sprechi e l’utilizzo efficiente delle risorse.

Responsabilità verso la comunità

Lo Studio considera parte integrante della propria missione la produzione di valori condivisi, l’assistenza e l’impatto positivo verso la comunità in cui opera. I notai Soldani e Carraro si impegnano a contribuire attivamente al benessere e allo sviluppo della società locale.

Attuazione e controllo

Diffusione e formazione

Lo Studio si impegna a diffondere e promuovere la conoscenza del presente Codice Etico presso tutti i destinatari e a organizzare attività di formazione per garantirne la corretta comprensione e applicazione.

Vigilanza e sanzioni

Lo Studio vigila sul rispetto del presente Codice e si impegna a considerare con obiettività e serenità ogni eventuale segnalazione di violazione, definendo le adeguate sanzioni in caso di comprovati comportamenti contrari ai principi qui stabiliti.

Aggiornamento

Il presente Codice Etico è soggetto a revisione periodica per garantirne l’adeguamento all’evoluzione normativa e alle eventuali modifiche organizzative dello Studio.

I notai Manlio Carlo Soldani e Roberta Carraro, in quanto titolari dello Studio, si impegnano personalmente al rispetto di questo Codice Etico e a promuoverne l’osservanza da parte di tutti i collaboratori e dipendenti, nella ferma convinzione che l’adesione a principi etici elevati rappresenti non solo un dovere professionale ma anche un valore fondamentale per garantire la qualità del servizio e la fiducia dei clienti.