L’hash nell’attività notarile: usi pratici e fondamento giuridico

1.Firma digitale: l’hash è ciò che si firma

Quando un notaio (o una parte) appone una firma digitale qualificata su un documento informatico, l’algoritmo non firma il contenuto del file in chiaro: firma il suo hash. Tecnicamente, la firma digitale è la cifratura dell’hash del documento con la chiave privata del firmatario. La verifica avviene confrontando l’hash decifrato con quello ricalcolato sul documento al momento del controllo: se i due valori coincidono, il documento non è stato alterato. La normativa è data dal D.Lgs. 82/2005 (CAD) artt. 20-24 e dal Regolamento UE 910/2014 (eIDAS).

2.Atto pubblico informatico e copie informatiche

L’art. 22 del CAD disciplina le copie informatiche di documenti analogici e le copie informatiche di documenti informatici. Il notaio, ai sensi dell’art. 22 c. 2 e dell’art. 23 della Legge Notarile, attesta la conformità di una copia informatica all’originale apponendo la propria firma digitale: il principio è sempre il medesimo, l’hash garantisce che ciò che è stato attestato non possa essere modificato senza che la modifica venga rilevata. Per gli atti notarili informatici (art. 47-bis L.N. 89/1913) l’archivio notarile riceve documenti il cui hash è registrato e conservato presso la Cassa Nazionale del Notariato.

3.Allegati: integrità del documento allegato all’atto pubblico

Quando un atto notarile ha allegati informatici (planimetrie catastali, documenti di provenienza, attestati energetici, statuti, regolamenti condominiali), ciascun allegato deve essere identificato in modo univoco. La best practice è calcolare e citare in atto l’hash SHA-256 di ciascun allegato: questo crea un legame indissolubile tra il documento principale e i suoi allegati. Anche dopo anni, sarà possibile verificare che un determinato file allegato in fase di stipula corrisponde esattamente a quello dichiarato nell’atto, indipendentemente dalle vicende di archiviazione.

4.Conservazione a norma e prova nel tempo

La conservazione digitale a norma (D.P.C.M. 3 dicembre 2013, oggi sostituito dalle Linee guida AgID 2020-2021) richiede che ogni documento conservato sia identificato dal proprio hash, registrato nel pacchetto di archiviazione (PdA) e nel pacchetto di distribuzione (PdD). L’hash è ciò che permette di provare, anche a distanza di decenni, che un documento conservato non ha subito modifiche dal momento del versamento. Per gli atti notarili informatici, il sistema di conservazione gestito dalla Cassa Nazionale del Notariato applica questo principio in modo strutturale.

5.Marca temporale (timestamping)

La marca temporale opponibile a terzi (RFC 3161, art. 41 CAD) lavora in tandem con l’hash. Il client (DiKe, software di marcatura) calcola l’hash del documento da marcare e lo invia a una Time Stamping Authority (TSA) accreditata; la TSA non riceve mai il documento in chiaro — riceve solo l’hash — e produce una marca firmata che certifica: «a questo istante T, esisteva un documento con questo hash H». La marca temporale rende opponibile a terzi una data certa senza esporre il contenuto.

6.Posta elettronica certificata e ricevute di consegna

La PEC (D.P.R. 68/2005) genera, a ogni invio, due ricevute firmate digitalmente dal gestore: la ricevuta di accettazione e la ricevuta di consegna. All’interno di queste ricevute è presente l’hash del messaggio originale e degli eventuali allegati: chi riceve la ricevuta può verificare ricalcolando l’hash che il messaggio o l’allegato non sono stati alterati. Per il notaio è uno strumento di routine per dimostrare l’avvenuta trasmissione di un atto, di un’istanza o di una comunicazione AML all’UIF, alle agenzie fiscali o ai colleghi.

7.Verifica di file ricevuti dalla controparte

Quando una parte trasmette un documento al notaio (es. una bozza di statuto, un titolo di provenienza, una procura) e successivamente lo conferma in stipula, è prudente calcolare l’hash al momento della ricezione e annotarlo, per poi confrontarlo con il file presentato a stipula. Se gli hash coincidono, il documento è integro e identico; se differiscono, c’è stata una modifica (intenzionale o accidentale) e occorre chiarire prima di procedere.

• Visure camerali e ipo-catastali: l’hash della visura scaricata dal sistema ufficiale è la prova che il file consultato dal notaio corrisponde a quello ufficiale.
• Bozze di statuto: hash della bozza inviata da consulenti esterni (commercialista, avvocato), confrontato con la versione finale stipulata, per evitare modifiche tardive non concordate.
• Lettere di assenso: hash della lettera di assenso a cancellazione di ipoteca, fornita dalla banca via PEC, per garantirne l’invariabilità fino al deposito.

8.Adunanze in videoconferenza e atti a distanza

Per gli atti societari in videoconferenza (art. 106 D.L. 18/2020 e successive estensioni; art. 2370 c.c. statuto società) e per la firma a distanza resa possibile dall’art. 47-bis L.N. 89/1913, l’hash diventa lo strumento per documentare in modo immutabile la versione del testo che è stata effettivamente sottoscritta dalle parti collegate da remoto. Nelle pratiche più complesse, lo studio archivia anche la registrazione audio-video con il proprio hash, in modo da renderla verificabile in caso di contestazioni future.

9.Blockchain notarization

Negli ultimi anni si sono diffusi servizi di blockchain notarization (Notarify, OpenTimestamps, servizi sui registri Ethereum o Bitcoin) che consentono di registrare l’hash di un documento su una blockchain pubblica, ottenendo una marca temporale immutabile e indipendente. Si tratta di una tecnologia complementare a quella della marca temporale tradizionale: non sostituisce la firma digitale né gli archivi pubblici, ma offre una prova ulteriore della preesistenza del documento a una certa data, opponibile a chiunque possa interrogare la blockchain. La normativa italiana (art. 8-ter D.L. 135/2018) ha riconosciuto agli «smart contract» e alla «memorizzazione su blockchain» valore di marca temporale elettronica purché siano rispettate le specifiche AgID.

10.Adeguata verifica antiriciclaggio (AML) e tracciabilità

L’art. 31 D.Lgs. 231/2007 impone al notaio di conservare per 10 anni la documentazione AML acquisita in fase di adeguata verifica della clientela. L’archiviazione digitale di tale documentazione (dichiarazioni di titolare effettivo, visure, dossier reddituali) è resa più sicura dall’uso dell’hash come riferimento univoco di ciascun file: in caso di ispezione UIF o controlli del Ministero dell’Economia, il notaio può dimostrare che i documenti esibiti sono esattamente quelli acquisiti all’epoca.

11.Riconoscimento dell’identità e firma elettronica avanzata

I sistemi di firma elettronica avanzata (FEA) basati su SPID, CIE o CNS producono, a fine procedura, un PDF firmato il cui hash è legato all’identità verificata. Per il notaio, ricevere un documento con firma elettronica qualificata significa avere garanzia — tramite la verifica dell’hash — che il contenuto presentato è quello effettivamente firmato dall’identità certificata.

12.Sicurezza nelle comunicazioni interne dello Studio

Per studi notarili strutturati con più sedi e più collaboratori, il calcolo dell’hash di documenti scambiati internamente (bozze di atti, istruttorie, perizie) è una buona pratica per garantire che il file aperto da un collaboratore sia esattamente quello inviato. Particolarmente utile quando si lavora in cloud o quando i documenti vengono trasmessi via canali non sicuri.

13.Sigillo elettronico (e-Seal) e atti delle persone giuridiche

Il sigillo elettronico qualificato (Reg. UE 910/2014 art. 35-40) è analogo alla firma digitale ma riferito a una persona giuridica anziché a una persona fisica. Anche qui l’hash svolge il ruolo di «ciò che è sigillato»: il notaio, nel verificare un documento sigillato (ad esempio una visura camerale rilasciata da InfoCamere con sigillo qualificato), valida l’integrità del documento attraverso il confronto degli hash gestito automaticamente dai software di verifica.