Da Manlio Carlo Soldani 
di Manlio Carlo Soldani, Notaio in Domodossola
Premessa: un equilibrio da costruire
Con la Circolare n. 1 del 29 gennaio 2024, la Direzione Centrale Servizi Catastali, Cartografici e di Pubblicità Immobiliare dell’Agenzia delle Entrate affronta per la prima volta in modo organico il tema del rapporto tra il sistema della pubblicità immobiliare e la normativa in materia di trattamento dei dati personali. Si tratta di un intervento atteso, che giunge all’esito di una specifica interlocuzione con il Garante per la protezione dei dati personali, innescata da una segnalazione relativa al trattamento di dati giudiziari all’interno dei registri immobiliari.
L’obiettivo dichiarato della circolare è duplice: da un lato, offrire un inquadramento sistematico della questione, riconoscendone la complessità; dall’altro, fornire alle categorie professionali interessate — e in primo luogo ai notai — indicazioni operative immediatamente applicabili, nelle more di interventi normativi di carattere più strutturale.
Indice dei contenuti
Il sistema della pubblicità immobiliare come interesse pubblico primario
Per comprendere la portata dell’intervento, occorre muovere da alcune considerazioni di sistema. I registri immobiliari assolvono a una funzione di ordine pubblico: garantire la conoscibilità dei dati relativi agli immobili, tutelare l’affidamento dei terzi, assicurare la certezza e la sicurezza della circolazione giuridica dei beni. La Corte di Cassazione ha più volte ribadito questa qualificazione, giungendo ad affermare che le norme sulla trascrizione costituiscono norme inderogabili di ordine pubblico (Cass. civ., sez. V, n. 37969/2021).
La disciplina di riferimento è contenuta prevalentemente nel libro VI del codice civile: gli artt. 2659 e 2660 c.c. per le note di trascrizione, l’art. 2839 c.c. per le note di iscrizione, l’art. 2656 c.c. per le domande di annotazione. A presidio dell’effettività del sistema, l’art. 2673 c.c. sancisce il principio di libera accessibilità dei registri, stabilendo che il conservatore deve rilasciare a chiunque ne faccia richiesta copia delle trascrizioni, iscrizioni e annotazioni, e deve permettere l’ispezione dei registri medesimi.
Il conservatore, dal canto suo, è soggetto a un regime di controllo esclusivamente formale: l’art. 2674 c.c. individua in modo tassativo i casi di rifiuto legittimo, e al di fuori di essi non è consentito né rifiutare né ritardare l’esecuzione delle formalità richieste. Tale rigidità è funzionale alla certezza dell’ordine di presentazione degli atti, da cui dipendono opponibilità e priorità di grado.
La tensione con il GDPR e il Codice Privacy
Il quadro normativo fin qui descritto è stato costruito in un’epoca anteriore all’avvento del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del d.lgs. 196/2003 (Codice Privacy), il cui impianto poggia su principi — liceità, correttezza, minimizzazione dei dati, limitazione della finalità — che mal si conciliano con la logica di un sistema pensato per la massima accessibilità.
La tensione emerge con particolare nitidezza su due fronti. Il primo riguarda i titoli depositati al conservatore in originale o copia conforme: atti liberamente consultabili che possono contenere informazioni personali di vario genere, anche sensibili. Il secondo — e su questo la circolare si concentra — riguarda le note (o domande di annotazione), documenti di parte che accompagnano il titolo e che anch’essi sono liberamente accessibili.
Il fenomeno è stato poi ulteriormente amplificato dalla digitalizzazione dei servizi di pubblicità immobiliare: la consultazione telematica delle note e dei titoli ha abbattuto le barriere di accesso, rendendo potenzialmente fruibili da chiunque, in qualsiasi momento, informazioni che in passato richiedevano accessi fisici agli uffici del conservatore.
La circolare individua la base giuridica del trattamento nell’art. 2-sexies del Codice Privacy, il quale, al comma 2, lettera c), annovera tra gli interessi pubblici rilevanti che legittimano il trattamento di categorie particolari di dati la «tenuta di registri pubblici relativi a beni immobili o mobili». Tuttavia, la stessa norma — con rinvio al comma 1 — prescinde da automatismi e richiede che una disposizione normativa specifichi i tipi di dati trattabili, le operazioni consentite e le misure appropriate a tutela dei diritti degli interessati. È proprio questa lacuna — parzialmente colmata in via interpretativa — a rendere necessario l’intervento della circolare.
La struttura della nota e il ruolo della Sezione D
La nota di trascrizione, iscrizione o annotazione è redatta su modelli approvati con decreto interministeriale, l’ultimo dei quali risalente al 14 giugno 2007 (decreto del Direttore dell’Agenzia del Territorio di concerto con il Capo del Dipartimento per gli Affari di giustizia del Ministero della Giustizia). I modelli si articolano in quattro sezioni:
- Sezione A: dati relativi al titolo (identificativi dell’atto, autorità emanante, ecc.);
- Sezione B: dati relativi agli immobili (identificativi catastali);
- Sezione C: dati relativi ai soggetti (identificativi delle parti e rispettivi diritti sugli immobili);
- Sezione D: campo libero, destinato a informazioni ulteriori non codificabili nelle sezioni precedenti, ritenute necessarie per una compiuta pubblicità immobiliare, nonché a informazioni ai fini della voltura catastale automatica.
Le prime tre sezioni sono sostanzialmente a compilazione obbligata: i dati ivi indicati corrispondono a quelli imposti dalla legge a pena di rifiuto, e la loro indicazione trova base giuridica nell’obbligo normativo diretto. La criticità si concentra sulla Sezione D, il cui contenuto è rimesso alla valutazione discrezionale del soggetto che richiede la formalità.
La Sezione D: campo libero, ma non campo aperto a tutto
La Sezione D è tradizionalmente descritta come uno spazio in cui indicare «altri aspetti che si ritiene utile pubblicare» (cfr. circolare n. 128 T del 1995 e precedenti documenti di prassi). Proprio questa indeterminatezza ha storicamente indotto i richiedenti — e i notai in particolare — a utilizzarla in modo assai eterogeneo: per precisare condizioni contrattuali, riportare elementi identificativi di procedimenti giudiziali o esecutivi, indicare dati relativi alla provenienza dei fondi, o trascrivere integralmente clausole dell’atto che si ritenevano rilevanti ai fini della pubblicità.
È in questo spazio che si annida il rischio di un trattamento di dati eccedente o non necessario. La circolare ricorda che la nota è un «atto di parte», soggetta ai principi di autosufficienza e autoresponsabilità elaborati dalla giurisprudenza di legittimità (Cass., ord. n. 376/2021): chi la redige — o la fa redigere — assume verso i terzi la piena responsabilità del suo contenuto, incluse le scelte relative alla Sezione D.
Il conservatore non può sindacare il contenuto di tale sezione, né rifiutare la formalità adducendo la presenza di dati ritenuti eccedenti rispetto alla finalità pubblicitaria, né segnalare «gravi e fondati dubbi» ex art. 2674-bis c.c. — norma che riguarda esclusivamente la trascrivibilità o iscrivibilità dell’atto, non la pertinenza dei dati. Non può nemmeno procedere ad oscuramenti o modificazioni del contenuto della nota, stante il divieto espresso recato dall’art. 17 della legge n. 52/1985. Né può limitare l’accesso dei terzi in fase di ispezione o certificazione.
La responsabilità, in definitiva, è del soggetto che predispone la richiesta.
Le indicazioni operative della circolare: il principio di minimizzazione applicato alla nota
Il nucleo prescrittivo della circolare è sintetico ma di portata significativa. Le categorie professionali interessate — notai, avvocati, istituti di credito, uffici giudiziari, altri pubblici ufficiali — sono invitate a utilizzare la Sezione D per la sola indicazione di informazioni:
- specificamente previste da documenti di prassi, ovvero
- necessarie ai fini di una compiuta pubblicità immobiliare.
La Sezione D non deve essere «impropriamente utilizzata per riportare informazioni eccedenti rispetto alle finalità del trattamento, come nel caso dei dati personali eventualmente presenti nell’atto ma non utili alla pubblicità stessa».
Si tratta, in sostanza, di una declinazione del principio di minimizzazione dei dati (art. 5, par. 1, lett. c, GDPR) applicato alla compilazione della nota. La pubblicità immobiliare è una finalità ben determinata: se un dato non serve a perseguirla, non deve trovare posto nella Sezione D.
Ricadute pratiche per il notaio
Per il notaio, che è il soggetto che nella maggior parte dei casi predispone le note di trascrizione e iscrizione, le indicazioni della circolare si traducono in una riflessione più attenta e consapevole sulle scelte redazionali relative alla Sezione D.
Alcuni esempi concreti meritano attenzione:
Dati giudiziari e penali. La presenza di condanne penali a carico di una delle parti, o di riferimenti a procedimenti giudiziari in corso, è il caso che ha originato la segnalazione al Garante. Tali dati, se non rilevanti ai fini della pubblicità dell’atto specifico, non devono essere trascritti nella Sezione D.
Dati relativi alla provenienza dei fondi. Informazioni sulle modalità di finanziamento dell’operazione, sui conti correnti utilizzati, sulle provenienze patrimoniali — talora inserite in passato per dare conto di dichiarazioni rese dalle parti nell’atto — non hanno di norma rilievo ai fini della pubblicità immobiliare e non dovrebbero migrare dalla nota al registro.
Clausole contrattuali. La prassi di riportare in Sezione D il testo integrale di clausole dell’atto (patti di riscatto, condizioni sospensive o risolutive, prelazioni, ecc.) merita una valutazione caso per caso: alcune condizioni sono funzionali a una corretta pubblicità dell’atto e della sua efficacia verso i terzi; altre sono irrilevanti a tali fini e possono veicolare informazioni personali non necessarie.
Dati identificativi ulteriori. Codici fiscali, date di nascita, indirizzi, numeri di documento non richiesti espressamente dalla legge ai fini della pubblicità dell’atto specifico non dovrebbero trovare spazio nella Sezione D in aggiunta a quanto già indicato nella Sezione C.
Una circolare «di sistema» che attende un seguito normativo
La circolare stessa riconosce di muoversi «nelle more di possibili interventi di carattere sistematico». Il tema di fondo — la compatibilità strutturale tra un sistema di pubblicità immobiliare costruito sulla massima accessibilità e una normativa sulla protezione dei dati ispirata alla minimizzazione e alla limitazione della finalità — non può essere risolto in via amministrativa.
Sarà necessario un intervento legislativo o regolamentare che specifichi, in conformità al combinato disposto dell’art. 2-sexies del Codice Privacy e dell’art. 9 GDPR, i tipi di dati trattabili nei registri immobiliari, le operazioni consentite e le misure di protezione adeguate. In questa prospettiva, la circolare è un primo passo importante, ma non può essere l’ultimo.
Nel frattempo, i professionisti coinvolti — e i notai in particolare, in ragione del loro ruolo centrale nel sistema della pubblicità immobiliare — sono chiamati a un esercizio di responsabilità consapevole: compilare la Sezione D con la medesima cura con cui si redige l’atto, avendo presente non solo le esigenze della circolazione giuridica immobiliare, ma anche i diritti fondamentali delle persone i cui dati sono destinati a diventare pubblici.
Manlio Carlo Soldani — Notaio in Domodossola Studio in Via Camillo Prampolini n. 14 — Collegio Notarile di Verbania domodossola@notaiosoldani.it — Tel. 0324 066077
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