Il presente documento costituisce un insieme organico di regole operative interne per l’adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela in materia antiriciclaggio, in conformità con il D.Lgs. 231/2007 (come modificato dal D.Lgs. 90/2017 e successivi interventi) e con le Regole Tecniche emanate dal Consiglio Nazionale del Notariato (CNN).

Quadro Normativo di Riferimento

Le presenti linee guida si fondano sulle seguenti fonti normative:

• D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231 e successive modifiche
• Regole Tecniche in materia di Antiriciclaggio emanate dal CNN (16 ottobre 2018)
• Studio n. 1_2020/B del CNN
• Studio n. 1_2023/B e Studio n. 1-bis_2023/B sulla ricerca del titolare effettivo
• Regola Tecnica del CNN sugli indicatori d’anomalia e sub-indici (15 dicembre 2023)

Ambito di Applicazione

Prestazioni Professionali Soggette agli Obblighi

Lo Studio è tenuto ad effettuare l’adeguata verifica della clientela in relazione alle seguenti attività:

• Operazioni di natura finanziaria o immobiliare effettuate in nome o per conto dei clienti
• Assistenza nella predisposizione o realizzazione di operazioni riguardanti:
  • Trasferimento a qualsiasi titolo di diritti reali su beni immobili o attività economiche
  • Costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi
  • Gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni
  • Apertura o gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli
  • Organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, gestione o amministrazione di società

Prestazioni Escluse dagli Obblighi

Sono escluse dagli obblighi di adeguata verifica:

• Attività di mera redazione e trasmissione o sola trasmissione di dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali
• Redazione di moduli e denunce fiscali e loro trasmissione (ad esempio, denunce di successione)

Procedura di Adeguata Verifica della Clientela

1. Approccio Basato sul Rischio

Tutte le misure di adeguata verifica devono essere proporzionate al rischio rilevato, secondo il principio dell’approccio basato sul rischio (risk-based approach). La valutazione del rischio deve tenere conto dei seguenti elementi:

• Natura giuridica del cliente
• Attività svolta
• Comportamento tenuto dal cliente
• Area geografica di residenza
• Tipologia dell’operazione
• Ammontare dell’operazione
• Frequenza e ragionevolezza dell’operazione

2. Fasi dell’Adeguata Verifica

L’adeguata verifica si articola nelle seguenti fasi:

2.1 Identificazione del Cliente e dell’Esecutore

• Acquisizione dei dati identificativi mediante documento d’identità in corso di validità
• Verifica dell’identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente
• Nel caso di esecutore, verifica dell’esistenza e dell’ampiezza del potere di rappresentanza

2.2 Identificazione del Titolare Effettivo

• Acquisizione dei dati identificativi forniti dal cliente
• Consultazione di pubblici registri ove disponibili
• Verifica dell’identità del titolare effettivo
• Adozione di misure adeguate per comprendere la struttura di proprietà e controllo del cliente

2.3 Acquisizione e Valutazione delle Informazioni su Scopo e Natura della Prestazione

• Acquisizione delle informazioni sullo scopo e natura della prestazione
• Valutazione della coerenza con il profilo economico-patrimoniale del cliente

2.4 Controllo Costante

• Analisi delle transazioni concluse durante la prestazione professionale
• Verifica della compatibilità con la conoscenza del cliente, delle sue attività e del suo profilo di rischio

Adeguata Verifica Semplificata

Presupposti per l’Applicazione

L’adeguata verifica semplificata può essere applicata solo quando dalla valutazione emerga in concreto un basso rischio di riciclaggio. Secondo la Regola Tecnica n. 3, si considerano a basso rischio:

1. I soggetti sottoposti a vigilanza ai sensi del:
   • D.Lgs. 1° settembre 1993 n. 385 (TUB)
   • D.Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 (TUF)
   • D.Lgs. 7 settembre 2005 n. 209 (CAP)
2. Pubbliche amministrazioni o istituzioni/organismi che svolgono funzioni pubbliche conformemente al diritto dell’Unione Europea
3. Società quotate i cui strumenti finanziari sono ammessi alla negoziazione su un mercato regolamentato

Modalità di Esecuzione

In presenza di un basso rischio, lo Studio può adottare le seguenti misure semplificate:

1. Identificazione del cliente e del titolare effettivo:
   • È possibile l’identificazione anche senza la presenza fisica se i dati identificativi risultano da atti pubblici o scritture private autenticate
   • Per il titolare effettivo, non è obbligatoria l’acquisizione del documento d’identità qualora sia individuato attraverso la consultazione di pubblici registri, salvo casi di dubbi o incongruenze
2. Informazioni su scopo e natura della prestazione:
   • Lo scopo e la natura della prestazione professionale notarile coincidono, per la quasi totalità dei casi, con il negozio giuridico oggetto dell’incarico
   • Non è necessario formalizzare in autonomo documento l’acquisizione di tali informazioni, poiché negli atti notarili scopo e natura risultano manifesti nell’atto stesso
3. Tempistica di aggiornamento dei dati:
   • Maggiore dilazione temporale nell’aggiornamento dei dati e documenti

Adeguata Verifica Rafforzata

Presupposti per l’Applicazione

L’adeguata verifica rafforzata deve essere applicata nei seguenti casi:

1. Clienti a rischio elevato
2. Persone Politicamente Esposte (PEP)
3. Clienti residenti in Paesi terzi ad alto rischio
4. Operazioni caratterizzate da elevata anomalia
5. Prodotti, servizi, operazioni o canali di distribuzione a maggior rischio

Modalità di Esecuzione

Lo Studio deve adottare misure rafforzate che possono includere:

1. Acquisizione di informazioni aggiuntive:
   • Dati completi sul cliente e sul titolare effettivo
   • Informazioni dettagliate sullo scopo e sulla natura della prestazione
   • Origine dei fondi e motivi dell’operazione
   • Informazioni sull’attività lavorativa, economica e patrimoniale
2. Controlli più rigorosi:
   • Frequenza maggiore nell’aggiornamento dei dati
   • Esame approfondito dell’operazione
   • Maggiore attenzione nella verifica documentale
3. Autorizzazione del Notaio:
   • Prima di eseguire l’operazione, va ottenuta l’autorizzazione del Notaio titolare, che deve valutare personalmente l’operazione

Tempistica dell’Adeguata Verifica

Regola Generale

L’adeguata verifica deve essere effettuata prima del conferimento dell’incarico per lo svolgimento di una prestazione professionale o prima dell’esecuzione di un’operazione occasionale.

Possibilità di Posticipazione

Secondo la Regola Tecnica n. 7, il notaio può posticipare la verifica dell’identità del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo ad un momento successivo al conferimento dell’incarico, purché:

• Ciò sia necessario per non interrompere la normale conduzione dell’attività
• Il rischio di riciclaggio sia basso
• La verifica avvenga il prima possibile dopo il primo contatto

Organizzazione dello Studio e Formazione del Personale

Adozione di Misure Organizzative

Lo Studio adotta le seguenti misure organizzative:

1. Procedure interne scritte:
   • Protocolli operativi standardizzati per l’adeguata verifica
   • Check-list per la raccolta dei dati e documenti necessari
   • Modelli standardizzati per la valutazione del rischio
2. Designazione dei responsabili:
   • Ogni notaio è responsabile degli adempimenti per i propri atti
   • Designazione di un responsabile antiriciclaggio dello Studio con funzioni di coordinamento
3. Sistema informativo adeguato:
   • Utilizzo di software specifici per l’adeguata verifica e conservazione dei dati
   • Sistemi di protezione per garantire la sicurezza dei dati

Formazione del Personale

Lo Studio provvede alla formazione continua del personale mediante:

1. Incontri periodici di aggiornamento (almeno semestrali)
2. Partecipazione a corsi e seminari esterni
3. Diffusione di circolari interne sulle novità normative
4. Addestramento specifico del personale che svolge un ruolo attivo nella fase di identificazione e raccolta dati

Conservazione della Documentazione

Modalità di Conservazione

La conservazione dei dati può essere effettuata sia in modalità cartacea che informatica. In particolare:

1. Modalità cartacea:
   • Creazione di un fascicolo antiriciclaggio per ogni cliente/operazione
   • Archiviazione sistematica e cronologica dei documenti
2. Modalità informatica:
   • Utilizzo di sistemi informatici che garantiscano integrità, inalterabilità e accessibilità dei dati
   • Backup periodici per evitare perdite di dati

Contenuto e Durata della Conservazione

Lo Studio conserva per un periodo di 10 anni dalla conclusione della prestazione professionale:

• Copia dei documenti di identità dei clienti e dei titolari effettivi
• Dichiarazioni scritte fornite dai clienti
• Informazioni sulla prestazione professionale
• Valutazione del rischio
• Documentazione delle verifiche effettuate

Controlli Interni

Lo Studio effettua controlli periodici per verificare il corretto adempimento degli obblighi antiriciclaggio attraverso:

1. Verifiche a campione sui fascicoli dei clienti
2. Revisione periodica delle procedure interne
3. Aggiornamento della valutazione dei rischi
4. Monitoraggio dell’efficacia delle misure adottate

Responsabilità e Sanzioni

Il mancato rispetto delle presenti linee guida e degli obblighi di legge può comportare:

• Responsabilità disciplinari interne allo Studio
• Sanzioni amministrative e penali previste dal D.Lgs. 231/2007
• Segnalazione agli organi di vigilanza

Aggiornamento delle Linee Guida

Le presenti linee guida saranno aggiornate:

• In caso di modifiche normative
• In base alle indicazioni del CNN
• A seguito di criticità riscontrate nell’applicazione pratica
• Con cadenza almeno annuale per verificarne l’adeguatezza

Conclusione

Le presenti linee guida rappresentano uno strumento operativo fondamentale per lo Studio Notarile Associato Soldani e Carraro, finalizzato a garantire il pieno rispetto della normativa antiriciclaggio. L’approccio basato sul rischio e la corretta applicazione delle procedure di adeguata verifica costituiscono elementi essenziali della strategia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo, in linea con il ruolo di pubblico ufficiale che il notaio riveste all’interno dell’ordinamento giuridico italiano.

La collaborazione di tutto il personale dello Studio è indispensabile per il raggiungimento degli obiettivi di compliance normativa e per lo svolgimento della professione notarile secondo i più elevati standard di legalità e trasparenza.