L’allegazione della procura speciale alla scrittura privata autenticata: il perimetro applicativo dell’art. 51, n. 3, della legge notarile

Abstract — L’art. 51, secondo comma, n. 3, della legge 16 febbraio 1913, n. 89 prescrive che la procura in forza della quale una parte interviene nell’atto notarile resti annessa all’atto medesimo, in originale o in copia, salvo che essa si trovi già negli atti del notaio rogante o risulti dal registro delle imprese. Il presente contributo esamina se tale prescrizione si estenda all’atto notarile redatto in forma di scrittura privata autenticata, alla luce della diversità strutturale che separa quest’ultima dall’atto pubblico. L’analisi, condotta sulle fonti istituzionali del notariato — in particolare gli Studi CNN n. 54-2020/P, n. 65-2006/C e n. 7-2021/A, gli orientamenti della Commissione Protocolli e del Comitato Triveneto — perviene alla conclusione, conforme all’opinione largamente prevalente, dell’inapplicabilità dell’art. 51 all’autentica e, con essa, dell’insussistenza di un obbligo formale di allegazione della procura. Tale esito non esonera tuttavia il notaio autenticante dalla verifica dei poteri rappresentativi imposta dall’art. 54 del regolamento notarile: presidio che opera su un piano distinto dal controllo di legalità ex art. 28 l. not., circoscritto dalla giurisprudenza costante ai soli atti affetti da nullità assoluta e dunque estraneo al difetto di potere rappresentativo, che rende l’atto meramente inefficace e ratificabile. L’allegazione della procura resta inoltre la regola operativa per le scritture destinate alla pubblicità immobiliare e commerciale.

1. Premessa e inquadramento sistematico

La scrittura privata autenticata costituisce, accanto all’atto pubblico, una delle due forme tipiche attraverso le quali si esprime la funzione notarile di documentazione. La sua piena equiparazione funzionale all’atto pubblico sotto il profilo del controllo di legalità — sancita dall’art. 12, comma 1, lett. a), della legge 28 novembre 2005, n. 246, che ha esteso all’attività di autenticazione il divieto di cui all’art. 28 della legge notarile — non ha tuttavia eliminato la profonda diversità strutturale tra i due documenti, dalla quale discende un diverso statuto formale. Sul rapporto tra le due forme documentali si rinvia all’analisi già svolta in tema di atto pubblico e scrittura privata autenticata e di controllo notarile.

In questo quadro si colloca il quesito oggetto del presente studio: quando la parte interviene nell’atto a mezzo di procuratore speciale, l’obbligo di allegazione della procura sancito dall’art. 51, secondo comma, n. 3, della legge notarile per l’atto pubblico si applica anche all’atto redatto in forma di scrittura privata autenticata? Il problema, di frequente emersione nella prassi — si pensi alle cessioni di quote di s.r.l., agli atti di assenso o di cancellazione ipotecaria, alle scritture soggette a pubblicità immobiliare stipulate a mezzo di rappresentante volontario — è stato affrontato in modo pressoché esclusivo dalle fonti istituzionali del notariato, mancando un dato normativo espresso.

L’indagine che segue muove dalla ratio dell’art. 51, n. 3, l. not., ricostruisce la posizione degli studi del Consiglio Nazionale del Notariato e degli orientamenti delle commissioni notarili, e verifica infine quali correttivi sostanziali e quali regole operative residuino, una volta esclusa l’applicabilità formale della norma all’autentica.

2. L’art. 51, n. 3, della legge notarile: ratio e funzione dell’allegazione

2.1 La documentazione del rapporto rappresentativo e la fede pubblica

L’art. 51, secondo comma, n. 3, della legge n. 89/1913, nel disciplinare il contenuto formale dell’atto notarile, impone — per il caso in cui taluno intervenga in rappresentanza di altri — che la procura resti annessa all’atto medesimo, in originale o in copia, a meno che l’originale o la copia si trovino già negli atti del notaio rogante ovvero la procura risulti dal registro delle imprese. Come chiarito dallo Studio CNN n. 54-2020/P (est. Leo), la norma si limita a disciplinare la documentazione, nell’atto, del rapporto rappresentativo, disinteressandosi del contenuto del documento allegato: gli allegati sono documenti distinti dall’atto notarile, sia per la genesi — non essendo formati dal notaio — sia per l’efficacia, dal momento che la fede pubblica copre soltanto il fatto della loro allegazione, in base all’indicazione eseguita a norma di legge.

La funzione dell’allegazione della procura è dunque duplice. Per un verso, essa assicura l’autosufficienza del titolo: chiunque consulti l’atto — le parti, i loro aventi causa, i conservatori dei registri, l’autorità giudiziaria, gli organi ispettivi — deve poter riscontrare immediatamente la fonte e l’estensione del potere rappresentativo speso. Per altro verso, essa garantisce la conservazione permanente del documento di legittimazione, che entra a far parte degli atti del notaio ai sensi dell’art. 61 l. not., con la conseguente soggezione al regime di rilascio delle copie. Coerentemente, il sistema dell’art. 51 completa il regime degli allegati con gli obblighi di menzione (n. 7), di lettura alle parti (n. 8) e di sottoscrizione (n. 10), come ricostruiti dallo Studio CNN n. 7-2021/A in tema di atti destinati a circolare in ambito internazionale.

2.2 Le deroghe all’obbligo e il regime degli allegati

Le deroghe all’obbligo di allegazione della procura confermano la ratio documentale della previsione: quando la procura si trova già negli atti del notaio rogante, l’esigenza di conservazione e di riscontro è soddisfatta aliunde; quando essa risulta dal registro delle imprese, la pubblicità commerciale assolve la medesima funzione di conoscibilità legale. Quanto alle modalità, la prassi e la dottrina notarile concordano nel ritenere che, ove la procura sia prodotta in copia, debba trattarsi di copia autentica, sola idonea a garantire al notaio la conformità all’originale. Va infine ricordato che, ai sensi dell’art. 51, secondo comma, n. 12, l. not., le sottoscrizioni marginali sono escluse per i documenti autentici, pubblici e registrati: regola che rileva, come si dirà, anche per le procure provenienti dall’estero allegate agli atti italiani.

3. La diversità strutturale tra atto pubblico e scrittura privata autenticata

3.1 La paternità del documento e l’autonomia della formula di autentica

Il fondamento dell’intera questione risiede nella diversa paternità dei due documenti. Nell’atto pubblico l’autore del documento è il notaio, che riceve le dichiarazioni delle parti e le riveste della forma pubblica: il negozio nasce, sul piano documentale, come un unicum. Nella scrittura privata autenticata, invece, autrici del documento sono le parti, mentre il notaio è autore della sola formula di autenticazione, che attesta — ai sensi dell’art. 2703 del codice civile — che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità del sottoscrittore. Come sottolineato dalla dottrina richiamata nello Studio CNN n. 54-2020/P, la conclusione non muta neppure quando il notaio abbia materialmente redatto il testo della scrittura su incarico delle parti: l’incarico opera unicamente sul piano del contratto d’opera professionale, sicché i due scritti — scrittura privata, da un lato, e autenticazione, dall’altro — restano distinti e autonomi.

Da tale autonomia discende che soltanto la formula di autenticazione, in quanto atto pubblico, soggiace integralmente alla legge notarile: essa deve essere redatta in lingua italiana, nel rispetto degli artt. 54 e 55 l. not., e consiste — secondo l’art. 86 del regolamento notarile — in un’unica dichiarazione apposta in calce alla scrittura, senza altra formalità oltre a quelle prescritte dall’art. 72 l. not.

3.2 Le ricadute sulla disciplina formale applicabile

La conseguenza sistematica è l’inapplicabilità alla scrittura privata autenticata delle norme dettate per la formazione dell’atto pubblico. La giurisprudenza e la dottrina notarile hanno da tempo escluso che si applichino all’autentica l’intitolazione «Repubblica Italiana», l’indicazione del luogo di stipula, la lettura dell’atto alle parti, l’indicazione della data in lettere, il numero dei fogli, nonché gli artt. 54, 55, 56 e 57 l. not., relativi all’intervento di stranieri e di soggetti con disabilità sensoriali. In questo elenco di prescrizioni inapplicabili gli orientamenti notarili includono espressamente, come si vedrà, anche l’allegazione della procura.

4. L’inapplicabilità dell’art. 51 all’autentica nelle fonti notarili

4.1 Gli orientamenti della Commissione Protocolli

La Regola n. 3 elaborata in seno alla Commissione Protocolli del Consiglio Nazionale del Notariato, dedicata all’autenticazione delle scritture private, censisce le prescrizioni dell’art. 51 l. not. ritenute estranee all’autentica e vi annovera, in modo espresso, l’allegazione della procura, accanto all’intitolazione, all’indicazione del luogo, alla lettura dell’atto, al numero dei fogli e alla data in tutte lettere. Si tratta dell’enunciazione più diretta, nelle fonti istituzionali, della tesi dell’inapplicabilità dell’art. 51, n. 3, alla scrittura privata autenticata: l’atto notarile in forma di autentica non è soggetto, sul piano formale, all’obbligo di annettere la procura speciale in forza della quale il sottoscrittore agisce.

4.2 Lo Studio CNN n. 54-2020/P e i numeri «problematici» dell’art. 51

Alla medesima conclusione perviene lo Studio CNN n. 54-2020/P, secondo il quale la diversità strutturale tra i due atti si è tradotta nella non applicabilità all’autentica della scrittura privata dell’art. 51 «nella sua quasi totalità», oltre che degli artt. 54, 55, 56 e 57 l. not. Lo Studio dà conto della posizione della dottrina notarile classica — Falzone e Alibrandi, Casu — che giudica problematica l’applicazione all’autentica proprio dei nn. 2, 3, 4 e 10 dell’art. 51, vale a dire delle previsioni concernenti l’indicazione delle parti e della rappresentanza, l’allegazione della procura e la sottoscrizione degli allegati. Ne discende, sul piano testuale, l’insussistenza di un obbligo di allegazione della procura alla scrittura privata autenticata, anche quando il sottoscrittore intervenga in nome altrui.

Il quadro comparativo che segue sintetizza il diverso regime formale dei due atti notarili rispetto alla procura speciale.

5. La verifica dei poteri rappresentativi tra art. 54 reg. not. e perimetro dell’art. 28 l. not.

5.1 L’art. 28 l. not. dopo la legge n. 246/2005 e il suo perimetro: la sola nullità assoluta

L’esclusione dell’obbligo formale di allegazione non può essere letta come attenuazione dei doveri del notaio autenticante; occorre tuttavia individuare con precisione la norma che li fonda. L’art. 12, comma 1, lett. a), della legge n. 246/2005, inserendo nell’art. 28 l. not. le parole «o autenticare», ha esteso all’autentica il controllo di legalità, superando l’indirizzo inaugurato da Cass. 11 novembre 1997, n. 11128 che lo aveva circoscritto al solo atto pubblico. Quella stessa giurisprudenza ha però fissato, con orientamento ormai costante (Cass. 11 novembre 1997, n. 11128; Cass. 4 novembre 1998, n. 11071; Cass. 1° febbraio 2001, n. 1394; Cass. 7 novembre 2005, n. 21493; Cass. 14 febbraio 2008, n. 3526), il perimetro applicativo della norma: il divieto di ricevere o autenticare atti «espressamente proibiti dalla legge» riguarda i soli atti affetti da nullità assoluta, con esclusione degli atti annullabili e di quelli meramente inefficaci.

La precisazione è decisiva per il tema che ci occupa. L’atto perfezionato senza procura, o in forza di procura invalida o ecceduta, non è infatti nullo: il negozio concluso dal falsus procurator è, secondo l’insegnamento consolidato recepito da Cass., Sez. Un., 3 giugno 2015, n. 11377, un negozio in itinere, improduttivo di effetti nei confronti del dominus ma suscettibile di divenire retroattivamente efficace mediante ratifica ex art. 1399 c.c. Trattandosi di mera inefficacia — e non di nullità — la fattispecie resta strutturalmente estranea all’art. 28 l. not.: il difetto di potere rappresentativo non rende l’atto «espressamente proibito dalla legge» e non può dunque fondare, per questa via, la responsabilità disciplinare del notaio rogante o autenticante.

5.2 L’art. 54 reg. not. quale presidio pertinente della verifica dei poteri

Il presidio pertinente va dunque individuato altrove. Viene in rilievo l’art. 54 del regolamento notarile (R.D. 10 settembre 1914, n. 1326), per il quale i notai non possono rogare contratti nei quali intervengano persone che non siano assistite o autorizzate nel modo espressamente stabilito dalla legge, affinché possano giuridicamente obbligarsi in nome proprio o dei loro rappresentati: norma che gli orientamenti notarili leggono come fonte dell’obbligo di accertamento della legittimazione ad agire del rappresentante. Il notaio che autentica la sottoscrizione di chi dichiara di agire in forza di procura speciale è perciò tenuto a verificarne l’esistenza, la forma, l’estensione e l’attualità, esattamente come in sede di ricevimento dell’atto pubblico: la verifica costituisce espressione della funzione di adeguamento e attiene alla sostanza dell’ufficio, non alla disciplina formale dell’atto pubblico, e non viene meno per il solo fatto che il negozio sia documentato in forma di scrittura privata autenticata. La violazione dell’art. 54 reg. not. rileva autonomamente sul piano disciplinare, secondo il regime sanzionatorio proprio delle norme regolamentari, senza transitare per l’art. 28 l. not.: è anzi proprio sul terreno degli atti compiuti in violazione dell’art. 54 reg. not. che la giurisprudenza ha progressivamente affinato la distinzione tra inefficacia e nullità, approdando all’attuale equiparazione tra atto «espressamente proibito» e atto nullo. Analoghe esigenze di riscontro della legittimazione si pongono, del resto, in ogni ambito dell’attività notarile, come si è avuto modo di osservare a proposito dei controlli notarili sulla legittimazione negli atti societari e degli strumenti di rappresentanza volontaria in funzione protettiva.

In questa prospettiva, l’acquisizione della procura — quantomeno in copia — e la sua menzione nella scrittura o nella formula di autentica, pur non imposte dall’art. 51, n. 3, assolvono una funzione probatoria non trascurabile: documentano l’avvenuto espletamento del controllo sui poteri rappresentativi e agevolano i riscontri ispettivi, secondo una logica che lo stesso Studio CNN n. 54-2020/P valorizza, in termini generali, per le menzioni facoltative funzionali ai controlli sugli atti.

6. Scrittura privata autenticata soggetta a pubblicità: l’allegazione come regola operativa

6.1 La conservazione a raccolta ex art. 72 l. not.

Il discorso assume una diversa consistenza quando la scrittura privata autenticata sia destinata alla pubblicità immobiliare o commerciale. L’art. 12, comma 1, lett. e), della legge n. 246/2005 ha modificato l’art. 72, terzo comma, l. not., imponendo al notaio di conservare nella propria raccolta le scritture private autenticate soggette a pubblicità immobiliare o commerciale, in deroga alla regola generale della restituzione alle parti. Come chiarito dallo Studio CNN n. 65-2006/C (est. Casu), si tratta di un’eccezione che opera sul piano oggettivo e che è sottratta alla disponibilità delle parti: il documento destinato ad alimentare i pubblici registri deve restare presso il notaio, che ne diviene custode al pari di un atto ricevuto in forma pubblica.

Rispetto a tali scritture, le ragioni che sorreggono l’allegazione della procura all’atto pubblico — autosufficienza del titolo, conoscibilità erga omnes della fonte del potere rappresentativo, sicurezza dei traffici giuridici che costituisce la ragion d’essere del principio di autenticità del titolo ex art. 2657 c.c. — si ripropongono in termini identici. Ne deriva che, pur in assenza di un obbligo formale, l’allegazione della procura alla scrittura privata autenticata conservata a raccolta si impone quale regola operativa conforme alla funzione: essa garantisce che il titolo destinato alla trascrizione o all’iscrizione rechi stabilmente unita la propria giustificazione rappresentativa, evitando che la verifica della legittimazione resti affidata a documentazione esterna non conservata.

6.2 Le procure provenienti dall’estero: equipollenza tra allegazione e deposito

La conclusione trova una significativa conferma nella disciplina delle procure formate all’estero. Ai sensi dell’art. 106, n. 4, l. not. — il cui ambito è stato esteso dalla legge 13 marzo 1980, n. 73 anche agli atti autenticati all’estero — gli atti esteri di cui si voglia fare uso in Italia devono essere preventivamente depositati presso un notaio o un archivio notarile. Gli orientamenti del Comitato Interregionale dei Consigli Notarili delle Tre Venezie ritengono assolto l’obbligo del preventivo deposito anche mediante l’allegazione della procura estera all’atto rogato dal notaio italiano ovvero alla scrittura privata autenticata conservata nella raccolta degli atti del notaio stesso, in applicazione di un generale principio di economia di mezzi giuridici; l’allegato, in quanto documento autentico, non va sottoscritto ai sensi dell’art. 51, secondo comma, n. 12, l. not. Nella medesima prospettiva, gli orientamenti notarili in materia di diritto internazionale privato coordinano la regola di conflitto sulla forma della procura (art. 60 della legge 31 maggio 1995, n. 218) con le norme interne dell’art. 51, n. 3, l. not. e dell’art. 54 reg. not., quali presidi dell’allegazione del documento e dell’accertamento della legittimazione ad agire del rappresentante.

Lo Studio CNN n. 54-2020/P sviluppa il medesimo principio in chiave sistematica, affermando la piena equipollenza tra deposito e allegazione: in entrambi i casi il notaio esercita la stessa funzione pubblica e certificativa e il documento resta permanentemente custodito nei suoi atti. È rilevante osservare che l’orientamento triveneto riferisce espressamente tale equipollenza anche alla scrittura privata autenticata conservata a raccolta: il che presuppone, all’evidenza, che l’allegazione della procura estera a tale scrittura sia non solo ammissibile, ma costituisca la modalità ordinaria con cui la procura proveniente dall’estero fa ingresso nell’ordinamento. Sul procedimento di deposito degli atti esteri si rinvia all’approfondimento dedicato al deposito di documento estero nell’attività notarile.

7. Profili sanzionatori

Il diverso statuto formale dei due atti si riflette sul piano sanzionatorio. Per l’atto pubblico, l’omessa allegazione della procura integra una violazione dell’art. 51, n. 3, punita con la sanzione pecuniaria di cui all’art. 137 l. not.: sanzione che la dottrina richiamata nello Studio CNN n. 54-2020/P qualifica come modesta, valorizzandone la distanza rispetto al più severo trattamento — la sospensione ex art. 138 — riservato alla violazione dell’art. 54. L’omissione, peraltro, attiene alla regolarità formale del documento e non incide sulla validità del negozio concluso dal rappresentante, restando la procura efficace secondo le regole sostanziali della rappresentanza (artt. 1387 ss. c.c.).

Per la scrittura privata autenticata, esclusa l’applicabilità dell’art. 51, non è configurabile alcuna sanzione formale specifica per la mancata allegazione della procura. Né soccorre l’art. 28 l. not.: il difetto di potere rappresentativo — si tratti di procura mancante, invalida o ecceduta — rende l’atto meramente inefficace e ratificabile ex art. 1399 c.c., non nullo, e resta perciò fuori dal divieto di ricevere o autenticare atti espressamente proibiti dalla legge, che la giurisprudenza costante riserva ai soli atti affetti da nullità assoluta. I presidi effettivi sono dunque altri: la responsabilità disciplinare per violazione dell’art. 54 reg. not., conseguente all’omesso accertamento della legittimazione ad agire del rappresentante, e la responsabilità professionale verso le parti e i terzi, che può riflettersi sull’idoneità del titolo alla pubblicità e sulla sicurezza dell’acquisto. La forma dell’autentica, in altri termini, alleggerisce il formalismo documentale ma non il contenuto dei doveri del pubblico ufficiale.

8. Considerazioni conclusive

L’analisi delle fonti istituzionali del notariato consente di formulare alcune conclusioni. In primo luogo, l’art. 51, n. 3, l. not. non si applica all’atto notarile redatto in forma di scrittura privata autenticata: l’allegazione della procura speciale non costituisce, per tale atto, un obbligo formale, secondo l’opinione largamente prevalente recepita dagli orientamenti della Commissione Protocolli e dallo Studio CNN n. 54-2020/P. In secondo luogo, l’assenza dell’obbligo formale non attenua i doveri sostanziali del notaio autenticante: la verifica della legittimazione ad agire del rappresentante, imposta dall’art. 54 reg. not., opera in termini identici per le due forme documentali. Tale verifica si colloca però fuori dal perimetro dell’art. 28 l. not.: il difetto di potere rappresentativo rende l’atto inefficace e ratificabile ex art. 1399 c.c., non nullo, sicché — per giurisprudenza costante, che riserva il divieto ai soli atti affetti da nullità assoluta — la sua violazione rileva sul piano disciplinare e della responsabilità professionale, non su quello dell’art. 28.

In terzo luogo, per le scritture private autenticate soggette a pubblicità immobiliare o commerciale — conservate a raccolta ex art. 72 l. not. — l’allegazione della procura si raccomanda quale regola operativa coerente con l’autosufficienza del titolo e con il principio di autenticità che presidia l’accesso ai pubblici registri; per le procure provenienti dall’estero essa assolve, altresì, la funzione del deposito ex art. 106, n. 4, l. not. Resta auspicabile, de iure condendo, un intervento del legislatore che codifichi in modo organico lo statuto formale della scrittura privata autenticata: l’equiparazione funzionale all’atto pubblico, ormai compiuta sul terreno del controllo di legalità, convive infatti con una disciplina formale ancora interamente affidata alla ricostruzione interpretativa.

Riferimenti normativi e bibliografici

• L. 16 febbraio 1913, n. 89 (legge notarile), artt. 28, 51, 61, 72, 106, 137 e 138
• R.D. 10 settembre 1914, n. 1326 (regolamento notarile), artt. 54 e 86
• Codice civile, artt. 1387 ss., 1399, 2657, 2702 e 2703
• L. 28 novembre 2005, n. 246, art. 12, comma 1, lett. a) ed e)
• L. 13 marzo 1980, n. 73 (deposito degli atti esteri)
• Consiglio Nazionale del Notariato, Studio n. 54-2020/P, Traduzione dei documenti in lingua straniera allegati agli atti notarili (est. M. Leo)
• Consiglio Nazionale del Notariato, Studio n. 65-2006/C, Conservazione delle scritture autenticate destinate a pubblicità immobiliare o commerciale (est. G. Casu)
• Consiglio Nazionale del Notariato, Studio n. 7-2021/A, Domande frequenti in tema di atti destinati alla circolazione internazionale
• Consiglio Nazionale del Notariato, Commissione Protocolli, Regola n. 3, Autenticazione delle scritture private
• Comitato Interregionale dei Consigli Notarili delle Tre Venezie, Orientamenti in materia di diritto internazionale privato, Procure provenienti dall’estero: allegazione e deposito
• Cass. 11 novembre 1997, n. 11128; Cass. 4 novembre 1998, n. 11071; Cass. 1° febbraio 2001, n. 1394; Cass. 7 novembre 2005, n. 21493; Cass. 14 febbraio 2008, n. 3526 (perimetro dell’art. 28 l. not.: sola nullità assoluta)
• Cass., Sez. Un., 3 giugno 2015, n. 11377 (inefficacia del contratto concluso dal falsus procurator e ratifica ex art. 1399 c.c.)

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