Da Manlio Carlo Soldani 
Abstract
La Circolare DAIT n. 37/2026 del 30 marzo 2026 ha disciplinato l’avvio operativo del servizio di rilascio telematico, tramite il portale ANPR, dei certificati e degli estratti dello stato civile riferibili agli atti formati in modalità digitale nell’Archivio Nazionale informatizzato dei registri dello Stato Civile (ANSC). Il servizio introduce nella prassi notarile documenti informatici muniti di sigillo elettronico qualificato del Ministero dell’Interno e, per i soli estratti, anche di firma remota qualificata dell’ufficiale dello stato civile. L’ingresso di tali documenti nel circuito notarile pone due ordini di questioni distinte: quali attività il notaio sia tenuto a compiere quando il documento viene menzionato in un atto ovvero quando ne forma copia conforme da allegare all’atto; e se, e in quale misura, quelle attività debbano trovare menzione nell’atto o nella formula di conformità.
La distinzione — classica nell’ordinamento notarile, esemplificata dal raffronto tra l’art. 47 e l’art. 51 della Legge Notarile — si rivela particolarmente feconda in questo contesto, perché la struttura del documento informatico ANSC determina conseguenze asimmetriche per il sigillo elettronico qualificato, per il contrassegno elettronico (QR code) e per la firma remota qualificata nel passaggio al supporto analogico.
Indice dei contenuti
Il quadro normativo di riferimento
Il servizio descritto dalla Circolare n. 37/2026 si innesta su un impianto normativo stratificato. Il D.M. 18 ottobre 2022, attuativo dell’art. 62, co. 2-bis, CAD, ha definito le modalità di erogazione telematica dei certificati dello stato civile tramite la piattaforma ANPR, stabilendo che i documenti siano emessi con sigillo elettronico qualificato ai sensi del Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS). Gli atti formati in ANSC costituiscono informazione primaria e originale ai sensi dell’art. 23-ter, co. 1, CAD, con conservazione a tempo illimitato affidata al Ministero dell’Interno.
Sul versante notarile occorre distinguere due disposizioni del CAD che operano su piani differenti. L’art. 23, co. 1, CAD governa la copia analogica di documento informatico in senso proprio: stabilisce che essa ha la stessa efficacia probatoria dell’originale se la conformità in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale autorizzato. L’art. 23, co. 2-bis, CAD introduce invece la figura del contrassegno elettronico: le copie analogiche di documenti informatici possono essere munite di un contrassegno che «consente la verifica della corrispondenza del documento stesso all’originale digitale» e «sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale». Il QR code apposto sui certificati e sugli estratti ANSC è la concreta implementazione di questo strumento, inquadrabile nello Scenario 2 delle Linee guida AgID (Circolare AgID 62/2013): il contrassegno contiene un riferimento URL all’originale conservato nell’archivio centralizzato, raggiungibile mediante scansione. L’art. 57-bis, co. 2, L.N. attribuisce specificamente al notaio la competenza ad attestare la conformità di cui all’art. 23 CAD.
Struttura documentale: certificati ed estratti a confronto
La Circolare n. 37/2026 distingue nettamente la struttura dei due tipi di documento. I certificati dello stato civile sono emessi automaticamente dal sistema, recano il sigillo elettronico qualificato del Ministero dell’Interno — che, secondo la Circolare, «sostituisce, limitatamente ai certificati dello stato civile erogati on line, la firma dell’ufficiale dello stato civile» — e il QR code. Gli estratti dello stato civile presentano una struttura più articolata: il rilascio non è automatico ma filtrato dall’ufficiale dello stato civile competente, e il documento reca sia il sigillo elettronico qualificato del Ministero dell’Interno sia la firma remota qualificata dell’ufficiale dello stato civile.
La Circolare precisa che «a differenza dei certificati, la copia analogica degli estratti scaricata dal sistema ma rilasciata dai Comuni allo sportello non deve essere sottoscritta, in quanto l’originale digitale risulta già firmato dall’ufficiale dello stato civile competente all’emissione». Lo studio di Sabrina Chibbaro (I nuovi certificati ANSC: normativa e prassi rilevante, CNN Notizie n. 77 del 23 aprile 2026) rileva peraltro una tensione normativa: la prescrizione della Circolare che impone la firma autografa dell’USC sulle copie cartacee rilasciate allo sportello appare in contrasto con l’art. 23, co. 2-bis, CAD, secondo cui il contrassegno elettronico «sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico». La questione ha rilevanza diretta per il notaio che riceva una copia analogica di estratto rilasciata allo sportello: la presenza della firma autografa dell’USC offre una base di affidamento autonoma; l’assenza di tale firma, in presenza del solo contrassegno, rimette in primo piano l’obbligo di verifica tecnica.
| Certificato online | Estratto online | Copia analogica sportello | |
|---|---|---|---|
| Sigillo elettronico qualificato Min. Interno | ✓ | ✓ | — |
| Firma USC | No (sostituita dal sigillo) | ✓ firma remota qualificata | Autografa (secondo Circolare) |
| QR code / contrassegno | ✓ | ✓ | ✓ |
| Rilascio automatico | ✓ | No (filtro USC) | No |
Le attività del notaio: il contrassegno elettronico e la procedura di verifica
Prima di affrontare la distinzione tra documento menzionato e documento copiato, è necessario fissare il contenuto delle attività di verifica, comuni a entrambe le ipotesi. Il contrassegno elettronico (QR code) apposto sui documenti ANSC non è un elemento grafico neutro: è il meccanismo tecnico-giuridico attraverso cui la copia analogica mantiene il collegamento con l’originale digitale conservato in ANSC. La dottrina notarile — e in particolare lo studio Chibbaro, che richiama Bechini-Stucchi (Studio CNN n. 1-2012/DI) — chiarisce che un contrassegno non verificato equivale a una fotocopia priva di efficacia probatoria autonoma.
Fasi della procedura di verifica
La procedura di verifica si articola in tre fasi distinte:
- Scansione del QR code: il sistema ANPR restituisce il documento digitale originale all’URL indicato nel contrassegno.
- Verifica del sigillo elettronico qualificato sull’originale digitale: occorre controllare che il certificato del Ministero dell’Interno risulti valido al momento del rilascio e che l’integrità del documento non sia stata compromessa. Per i soli estratti, verifica analoga sulla firma remota qualificata dell’USC.
- Collazione tra testo stampato e documento digitale visualizzato: il notaio accerta la piena corrispondenza di contenuto.
Queste attività sono obbligatorie in ogni caso in cui il notaio utilizzi un documento ANSC, indipendentemente dalla modalità di utilizzo (menzione o copia conforme). La loro omissione pregiudica il fondamento stesso del controllo di legalità che l’ordinamento notarile impone.
Quando il documento è menzionato nell’atto
Il caso ricorre quando le parti producono il certificato o l’estratto come documento comprovante uno stato personale rilevante ai fini dell’atto, e il notaio ne prende atto nella narrativa senza procedere ad allegazione in copia conforme. Le attività obbligatorie sono quelle descritte nel paragrafo precedente. Il notaio deve inoltre valutare se il documento sia attuale e pertinente ai fini dell’atto da ricevere.
Obbligo di menzione nell’atto
Nessuna norma specifica — né l’art. 51 L.N., né l’art. 23 CAD, né la Circolare n. 37/2026 — prescrive che il notaio dia conto nell’atto delle verifiche compiute sul documento menzionato. L’art. 51 L.N., nell’elencare le menzioni obbligatorie, non contempla la descrizione analitica delle verifiche sui documenti esibiti. Il notaio identificherà il documento con i suoi estremi essenziali (tipologia, data, soggetto, identificativo ove disponibile), ma non è tenuto a verbalizzare le modalità della propria verifica tecnica. La distinzione tra attività obbligatoria e menzione obbligatoria — correttamente impostata nel dibattito che ha originato questo contributo — opera qui nella sua forma più lineare.
Quando si forma copia conforme da allegare all’atto
Il caso è strutturalmente diverso. Il notaio non si limita a prendere atto di un documento: produce un esemplare cartaceo dell’originale informatico e attesta che quell’esemplare corrisponde all’originale «in tutte le sue componenti» ai sensi dell’art. 23, co. 1, CAD. Le attività preliminari sono le medesime sopra descritte, con l’aggiunta che la collazione tramite QR code assume qui la funzione tecnica che l’art. 23, co. 2-bis, CAD assegna al contrassegno elettronico: verificare la corrispondenza della copia cartacea all’originale conservato in ANSC.
Il nodo sistematico: attività e menzione nella formula di conformità
Il sigillo elettronico qualificato e la firma remota qualificata
Il sigillo elettronico qualificato del Ministero dell’Interno è una componente dell’originale informatico nel senso tecnico-giuridico dell’espressione: garantisce autenticità, integrità e imputabilità del documento ai sensi dell’art. 35 eIDAS e, per i certificati, sostituisce la firma dell’ufficiale dello stato civile. Nel passaggio al supporto analogico, il sigillo scompare strutturalmente: non è riproducibile su carta e il lettore della copia non dispone di alcun elemento che gli consenta di verificarne autonomamente l’esistenza sull’originale.
È qui che il sintagma «in tutte le sue componenti» dell’art. 23, co. 1, CAD dispiega il suo significato normativo autonomo. La conformità attestata non è la mera fedeltà tipografica del testo: è la corrispondenza dell’esemplare cartaceo all’originale informatico come entità giuridica completa, comprensiva degli elementi che ne determinano l’efficacia probatoria e l’imputabilità. Un’attestazione che tacesse del tutto sul sigillo lascerebbe il lettore della copia nell’impossibilità di sapere se il documento provenga da un’autorità legittimata e se quella provenienza sia stata verificata. La conformità attestata sarebbe formalmente integra ma cognitivamente vuota.
La menzione del sigillo nella formula di conformità non descrive pertanto un’attività del notaio: descrive una componente dell’originale. Ed è per questa ragione — ricavabile direttamente dall’art. 23, co. 1, CAD — che tale menzione è sistematicamente necessaria, indipendentemente dall’esistenza di una norma ad hoc analoga all’art. 51 L.N. Per gli estratti, anche la firma remota qualificata dell’USC è componente che scompare nella copia analogica: la menzione di entrambi gli elementi costituisce il contenuto minimo dell’attestazione.
Il contrassegno elettronico (QR code)
Il QR code presenta una struttura funzionalmente diversa. Come elemento del contrassegno elettronico ex art. 23, co. 2-bis, CAD, è stampato sul documento e sopravvive al passaggio al cartaceo: è visibile sulla copia e il destinatario può autonomamente verificare la corrispondenza all’originale ANSC.
La dottrina notarile esprime sul punto una posizione che merita di essere richiamata. Lo studio Chibbaro (CNN Notizie n. 77/2026, § 3.4) afferma che la formula di conformità «deve dare atto» sia della verifica del sigillo sia della verifica tramite QR code della corrispondenza della copia cartacea all’originale conservato in ANSC. Si tratta di una posizione autorevole, che recepisce un orientamento volto a garantire la massima trasparenza sulle attività compiute dal notaio.
La distinzione sistematica tra attività e menzione conduce tuttavia a una conclusione diversa. La verifica tramite QR code è attività che il notaio compie — e deve compiere — come fase necessaria della formazione della copia conforme. Ma il QR code, a differenza del sigillo, non è una componente che scompare nella copia analogica: è presente sull’esemplare cartaceo, è leggibile dal destinatario, e la sua funzione di collegamento all’originale ANSC è già assolta visivamente. Menzionare nella formula l’avvenuta verifica tramite QR code significa dare conto di un’attività del notaio, non di una componente dell’originale. L’obbligo di menzione delle attività preparatorie richiede una fonte normativa esplicita che qui non esiste: né l’art. 23 CAD, né l’art. 57-bis L.N., né la Circolare n. 37/2026 la prevedono. La formula analitica che menzioni anche la verifica tramite QR code non è scorretta, ma le ragioni che sorreggono le due menzioni sono eterogenee: sistematicamente necessaria per il sigillo e per la firma remota; opportunistica ma non normativamente imposta per il QR code.
| Elemento | Presente nella copia cartacea | Attività obbligatoria | Menzione nell’atto | Menzione nella formula |
|---|---|---|---|---|
| Sigillo QeSeal — Certificati | ✗ Scompare | ✓ Sì | Non richiesta | ✓ Necessaria (art. 23 co. 1 CAD) |
| QeSeal + FEQ USC — Estratti | ✗ Scompaiono | ✓ Sì | Non richiesta | ✓ Necessaria (entrambe) |
| QR Code / Contrassegno (art. 23 co. 2-bis CAD) | ✓ Presente | ✓ Sì (3 fasi) | Non richiesta | Opportunistica, non obbligatoria |
La formula di conformità: modelli
Formula per certificato ANSC
Io sottoscritto [Nome e Cognome], Notaio in [Sede], attesto che il presente documento cartaceo costituisce copia conforme in tutte le sue componenti al documento informatico originale — certificato [di nascita / di matrimonio / di unione civile] relativo a [generalità del soggetto] — acquisito dal portale ANPR in data [data], recante sigillo elettronico qualificato del Ministero dell’Interno [estremi identificativi], verificato come valido alla predetta data.
Formula per estratto ANSC
Io sottoscritto [Nome e Cognome], Notaio in [Sede], attesto che il presente documento cartaceo costituisce copia conforme in tutte le sue componenti al documento informatico originale — estratto [per riassunto / per copia integrale] dell’atto di [nascita / matrimonio / unione civile] relativo a [generalità del soggetto] — acquisito dal portale ANPR in data [data], recante sigillo elettronico qualificato del Ministero dell’Interno [estremi] e firma remota qualificata dell’ufficiale dello stato civile del Comune di [Comune] [estremi], entrambi verificati come validi alla predetta data.
Profili di invalidità e responsabilità
Una copia conforme formata senza le verifiche preliminari è tecnicamente una copia non attendibile: l’attestazione di conformità non si fonda su un accertamento effettivo e — come precisato dalla dottrina notarile richiamata (Bechini-Stucchi, Studio CNN n. 1-2012/DI) — un contrassegno non verificato non è sufficiente a conferire al documento valore di copia conforme. Sul piano dell’efficacia probatoria dell’atto ricevente, tuttavia, il vizio attiene alla qualità della copia allegata e non all’atto notarile in sé.
Sul piano disciplinare la situazione va graduata. Il notaio che abbia omesso le verifiche preliminari ha violato il proprio dovere di controllo di legalità e si espone a responsabilità proporzionata alla gravità del caso concreto. Il notaio che abbia compiuto le verifiche ma abbia redatto una formula sintetica — attestando la conformità «in tutte le sue componenti» senza specificare il sigillo — si colloca in un’area di irregolarità formale difficilmente sanzionabile in modo afflittivo, tanto più in un contesto in cui la prassi è in formazione e la Circolare n. 37/2026 non ha disciplinato il contenuto delle formule di conformità notarili.
Considerazioni conclusive
Il quadro sistematico può essere riassunto come segue.
Attività obbligatorie in ogni caso (documento menzionato o copiato): verifica del sigillo elettronico qualificato del Ministero dell’Interno con controllo della validità; verifica della firma remota qualificata dell’USC (per i soli estratti); collazione tramite QR code della corrispondenza con l’originale ANSC; valutazione di pertinenza e attualità del documento.
Menzione nell’atto (documento menzionato senza allegazione di copia): nessuna norma ne impone il contenuto analitico oltre l’identificazione del documento. Le attività di verifica restano non verbalizzate.
Menzione nella formula di conformità: il sigillo elettronico qualificato e la firma remota qualificata (per gli estratti) sono componenti dell’originale informatico che scompaiono nella copia analogica; la loro menzione è il contenuto minimo dell’attestazione ex art. 23, co. 1, CAD. La dottrina notarile — e in particolare lo studio Chibbaro (CNN Notizie n. 77/2026) — ritiene che anche la verifica tramite QR code debba essere menzionata nella formula; la distinzione sistematica tra componenti dell’originale e attività preparatorie del notaio suggerisce invece che tale menzione, pur opportuna, non sia normativamente imposta in assenza di una disposizione analoga all’art. 51 L.N.
Riferimenti normativi e bibliografici
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD), artt. 23, 23-ter, 62
- Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS), artt. 3 nn. 25-27, 35
- L. 16 febbraio 1913, n. 89 (Legge Notarile), artt. 28, 47, 51, 57-bis
- D.M. 18 ottobre 2022 (istitutivo ANSC), art. 11
- Circolare DAIT n. 37/2026, Direzione Centrale Servizi Demografici, 30 marzo 2026
- Circolare AgID 62/2013, Linee guida sul contrassegno elettronico
- S. Chibbaro, I nuovi certificati ANSC: normativa e prassi rilevante, CNN Notizie n. 77 del 23 aprile 2026
- U. Bechini – S. Stucchi, Il glifo nell’attività notarile, Studio CNN n. 1-2012/DI
- S. Arcella – G. Levante, Le certificazioni di conformità dei documenti digitali, Studio CNN n. 4-2023/DI
- L. Della Rocca – F. Guglielmo – G. Trapani, Quesito pubblicistico CNN n. 44/2026P: Glifo ed estratti di morte
- L. 11 agosto 1990, n. 405, art. 7, co. 5
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