Da Manlio Carlo Soldani 
Scopri come la proroga delle norme sulle riunioni societarie a distanza fino al 31 dicembre 2025 può semplificare la gestione della tua società. Guida completa e aggiornata.
La rivoluzione digitale nelle assemblee societarie: cosa cambia nel 2025
La pandemia ha trasformato profondamente il modo di lavorare e di gestire le attività societarie. Una delle novità più rilevanti è stata la possibilità di svolgere riunioni e assemblee societarie completamente a distanza, utilizzando strumenti tecnologici. Questa modalità, inizialmente introdotta come misura emergenziale, si sta consolidando come prassi efficiente e funzionale.
Buone notizie per imprese, amministratori e soci: la recente legge di conversione del Decreto Milleproroghe (legge 21 febbraio 2025, n. 15) ha esteso nuovamente il termine per l’utilizzo di queste modalità semplificate fino al 31 dicembre 2025. Ma cosa significa in concreto per la tua società? Scopriamolo insieme.
Decreto Milleproroghe 2025: cosa prevede per le riunioni societarie
La legge di conversione del decreto-legge 27 dicembre 2024, n. 202 (il cosiddetto “Milleproroghe”), pubblicata in Gazzetta Ufficiale il 24 febbraio 2025 ed entrata in vigore il giorno successivo, ha introdotto un’importante novità per tutte le società italiane.
Con l’inserimento del comma 14-sexies nell’articolo 3 del decreto, il legislatore ha stabilito che le disposizioni relative allo svolgimento delle assemblee di società ed enti mediante mezzi di telecomunicazione sono prorogate fino al 31 dicembre 2025.
Questa proroga rappresenta un’opportunità significativa per semplificare la gestione societaria, ridurre i costi operativi e facilitare la partecipazione di tutti i soci, indipendentemente dalla loro ubicazione fisica.
Vantaggi delle riunioni societarie a distanza per la tua impresa
Maggiore partecipazione e coinvolgimento
L’utilizzo di strumenti digitali per le assemblee consente una partecipazione più ampia. Soci che si trovano in altre città o all’estero possono partecipare attivamente senza dover affrontare spese di trasferta, aumentando così il tasso di partecipazione e il coinvolgimento nella governance societaria.
Risparmio di tempo e risorse
Le riunioni a distanza eliminano i tempi di spostamento e i relativi costi. Questo si traduce in un notevole risparmio economico e in una maggiore efficienza organizzativa, particolarmente apprezzabile per le piccole e medie imprese.
Sostenibilità ambientale
Ridurre gli spostamenti fisici contribuisce alla diminuzione dell’impronta carbonica della tua società, allineando la gestione aziendale ai principi di sostenibilità ambientale sempre più rilevanti nel contesto economico attuale.
Flessibilità organizzativa
La possibilità di organizzare riunioni con breve preavviso e senza necessità di prenotare spazi fisici aumenta la flessibilità operativa, permettendo decisioni più rapide e una governance più reattiva.
Come organizzare legalmente un’assemblea societaria a distanza
Per garantire la validità legale delle tue assemblee a distanza, è necessario rispettare alcuni requisiti fondamentali:
1. Strumenti tecnologici adeguati
È essenziale utilizzare piattaforme che consentano l’identificazione certa dei partecipanti, la possibilità di intervento in tempo reale e la corretta verbalizzazione delle decisioni. Soluzioni come Microsoft Teams, Zoom Business o Google Meet, se correttamente configurate, possono rispondere a queste esigenze.
2. Convocazione conforme
La convocazione dell’assemblea deve specificare chiaramente che la riunione si svolgerà mediante mezzi di telecomunicazione, indicando la piattaforma utilizzata e le modalità di accesso.
3. Identificazione dei partecipanti
È fondamentale che il presidente dell’assemblea possa identificare con certezza tutti i partecipanti. Questo può avvenire attraverso l’utilizzo di credenziali individuali o sistemi di riconoscimento visivo.
4. Verbalizzazione accurata
Il verbale dell’assemblea deve dare atto delle modalità con cui si è svolta la riunione e dei mezzi di telecomunicazione utilizzati, specificando come è stata verificata l’identità dei partecipanti.
Aspetti tecnici e pratici da considerare
Preparazione e test preliminari
Prima dell’assemblea ufficiale, è consigliabile effettuare un test della piattaforma con tutti i partecipanti per verificare la connessione, la qualità audio/video e la familiarità con gli strumenti di voto o condivisione documenti.
Supporto tecnico dedicato
Prevedere la presenza di un supporto tecnico durante l’assemblea può risolvere rapidamente eventuali problemi di connessione o utilizzo della piattaforma.
Sicurezza informatica
La protezione dei dati sensibili discussi durante l’assemblea è fondamentale. Assicurati che la piattaforma utilizzata garantisca adeguati standard di sicurezza e che l’accesso sia protetto da password.
Il ruolo del notaio nelle assemblee a distanza
In alcune circostanze, come per le assemblee straordinarie di società di capitali, la presenza del notaio rimane obbligatoria. La normativa prorogata consente al notaio di partecipare mediante mezzi di telecomunicazione, verificando remotamente:
- La regolarità della costituzione dell’assemblea
- L’identità e la legittimazione dei partecipanti
- Lo svolgimento della votazione
- La proclamazione dei risultati
Il notaio può quindi redigere il verbale dell’assemblea anche se non fisicamente presente nel luogo della riunione, garantendo la piena validità legale delle decisioni assunte.
Le novità del Decreto Milleproroghe 2025 per tipologia societaria
Società per Azioni (S.p.A.)
Per le S.p.A., la normativa prorogata consente di prevedere nell’avviso di convocazione che l’assemblea si svolga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, senza necessità di indicare un luogo fisico di riunione. Questa possibilità è particolarmente utile per le società con azionariato diffuso.
Società a Responsabilità Limitata (S.r.l.)
Per le S.r.l., oltre alle assemblee a distanza, resta possibile utilizzare la consultazione scritta o il consenso espresso per iscritto, anche in deroga a eventuali limitazioni statutarie. Questo offre massima flessibilità ai soci di S.r.l. nella gestione del processo decisionale.
Associazioni e Fondazioni
Anche gli enti non societari beneficiano della proroga, potendo svolgere le proprie assemblee mediante mezzi di telecomunicazione, nel rispetto dei criteri di trasparenza e tracciabilità.
FAQ: Domande frequenti sulle riunioni societarie a distanza
È necessario modificare lo statuto per svolgere assemblee a distanza?
No, grazie alla proroga delle norme emergenziali fino al 31 dicembre 2025, è possibile tenere assemblee a distanza anche se lo statuto non lo prevede espressamente. Tuttavia, per il periodo successivo, è consigliabile inserire questa possibilità nello statuto.
Come garantire la validità del voto espresso a distanza?
La piattaforma utilizzata deve consentire l’identificazione certa del votante e la registrazione inequivocabile del voto. Esistono oggi soluzioni che permettono la tracciabilità completa delle votazioni online.
Si possono combinare presenza fisica e partecipazione a distanza?
Sì, è possibile organizzare assemblee “ibride” in cui alcuni partecipanti sono fisicamente presenti e altri collegati da remoto, purché siano garantite le stesse possibilità di intervento e voto a tutti.
Come gestire la firma dei documenti durante un’assemblea a distanza?
Per la firma di documenti è possibile utilizzare soluzioni di firma digitale qualificata, che hanno pieno valore legale. Il notaio può fornire assistenza specifica su questo aspetto.
Esistono limiti alle decisioni che possono essere prese in assemblee a distanza?
No, non esistono limitazioni di contenuto per le decisioni prese in assemblee svolte mediante mezzi di telecomunicazione, purché siano rispettati i requisiti di legge per la validità delle assemblee.
Prepararsi al futuro: oltre il 31 dicembre 2025
Sebbene la normativa sia stata prorogata fino alla fine del 2025, è consigliabile iniziare a considerare l’integrazione permanente di queste modalità nel proprio statuto societario. Il nostro studio può assisterti nella redazione di clausole statutarie che consentano lo svolgimento di assemblee mediante mezzi di telecomunicazione anche dopo il termine della proroga legislativa.
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