Il deposito di documento estero nell’attività notarile

Abstract. Il deposito notarile di documenti provenienti da ordinamenti stranieri rappresenta un profilo dell’attività notarile in rapida espansione, eppure ancora privo di una sistemazione normativa organica. L’incremento della mobilità delle persone e dei capitali, la crescente presenza di operatori economici esteri sul mercato italiano e la proiezione transnazionale degli assetti familiari e successori hanno moltiplicato le occasioni in cui il notaio italiano è chiamato a confrontarsi con atti formati sotto la vigenza di leggi straniere: procure generali e speciali rilasciate da notai esteri, atti costitutivi e statuti di società di diritto straniero, testamenti olografi o pubblici redatti all’estero, verbali assembleari e delibere di organi amministrativi di enti non residenti. Il presente contributo esamina il fondamento normativo dell’istituto nell’ambito della legge notarile (L. 16 febbraio 1913, n. 89), le formalità di circolazione internazionale dei documenti (legalizzazione consolare, apostille ex Convenzione dell’Aja 1961, abolizione delle formalità nel perimetro eurounitario ai sensi del Reg. UE 2016/1191), i presupposti sostanziali e formali del deposito, i profili di controllo di legalità che gravano sul notaio e le principali questioni aperte in sede applicativa, con particolare attenzione alle implicazioni sulla trascrivibilità degli atti e sugli obblighi antiriciclaggio nelle operazioni transfrontaliere.

Premessa e inquadramento sistematico

Il deposito notarile: nozione e fondamento normativo

L’istituto del deposito notarile trova il proprio fondamento nell’art. 106 della legge notarile (L. 16 febbraio 1913, n. 89), a mente del quale il notaio può ricevere in deposito «atti e documenti di qualsiasi specie». La disposizione, nella sua essenziale sinteticità, delinea una figura di carattere residuale e complementare rispetto ai negozi notarili tipici — l’atto pubblico (artt. 47 ss. L.N.) e la scrittura privata autenticata (art. 72 L.N.) — alla quale il legislatore del 1913 ha riservato un trattamento normativo volutamente aperto, funzionale ad accogliere la varietà delle situazioni in cui il notaio assolvere una funzione di custodia e di attestazione.

La dottrina notarilistica ha elaborato, nel corso del Novecento, una distinzione concettuale tra il deposito in senso stretto — che implica la consegna materiale di un documento nella disponibilità del notaio, con conseguente assunzione degli obblighi di custodia previsti dagli artt. 1767 ss. c.c. — e il deposito in senso lato, comprensivo di tutte le ipotesi in cui il notaio attesta la ricezione di un documento senza necessariamente assumerlo in custodia permanente. In questa seconda accezione, l’attività del notaio si risolve nell’attestazione della data di ricevimento, dell’identità del depositante e della integrità materiale del documento, con efficacia costitutiva di data certa ai sensi dell’art. 2704 c.c.

Rispetto agli altri atti notarili tipici, il deposito si distingue per la sua natura tendenzialmente recettizia e per l’assenza, in linea di principio, di un controllo notarile di legalità sul contenuto del documento depositato: il notaio non ne garantisce la validità sostanziale, limitandosi ad attestarne l’esistenza e la data. Tale impostazione, tuttavia, si rivela insufficiente a reggere la complessità delle fattispecie transfrontaliere, dove il documento estero porta con sé interrogativi che trascendono la mera custodia e investono il piano della capacità, della forma e della legge regolatrice del negozio sottostante.

Il documento estero: tipologie e regimi applicabili

Ai fini del presente contributo, per «documento estero» deve intendersi qualsiasi atto — pubblico o privato — formato nel territorio di uno Stato diverso dall’Italia, ovvero formato in Italia da autorità straniera ivi operante nell’esercizio di funzioni pubbliche internazionalmente riconosciute (si pensi agli atti consolari). La categoria è eterogenea e comprende figure tra loro profondamente differenti quanto a regime di validità formale, efficacia probatoria e modalità di circolazione internazionale.

• Atti pubblici notarili stranieri: atti ricevuti da un notaio (o da un ufficiale pubblico equiparabile) di un ordinamento straniero, nel rispetto delle forme prescritte da tale ordinamento.
• Scritture private con data certificata da autorità straniera: giudice, notaio, ufficiale pubblico.
• Documenti societari esteri: atti costitutivi, statuti, delibere assembleari, estratti di registri pubblici commerciali (Company Registry, Handelsregister, extrait Kbis).
• Testamenti pubblici o olografi formati all’estero o da parte di cittadini stranieri.
• Procure notarili estere, conferite innanzi a notaio straniero o a console italiano all’estero.
• Documenti amministrativi e giudiziari di provenienza straniera: certificati di stato civile, sentenze, provvedimenti amministrativi.

Ciascuna categoria presenta un regime specifico quanto ai requisiti di circolazione internazionale, alle modalità di deposito e agli effetti sull’ordinamento italiano. La distinzione rileva in primo luogo ai fini della determinazione delle formalità necessarie per la spendita del documento in Italia, e in secondo luogo ai fini della valutazione del grado di controllo che il notaio italiano è tenuto a esercitare.

La circolazione internazionale dei documenti: legalizzazione, apostille e quadro eurounitario

Il sistema della legalizzazione consolare

Il diritto internazionale consuetudinario e convenzionale ha tradizionalmente previsto che i documenti pubblici stranieri, per produrre effetti nell’ordinamento del paese di destinazione, siano sottoposti al procedimento di legalizzazione. Quest’ultima consiste nella certificazione, da parte dell’autorità competente dello Stato di provenienza e successivamente dell’autorità consolare dello Stato di destinazione, dell’autenticità della firma dell’ufficiale pubblico che ha formato il documento e della sua qualità.

In Italia, la disciplina della legalizzazione degli atti formati all’estero è contenuta nel D.P.R. 5 gennaio 1967, n. 200 (recante disposizioni sulle funzioni e sui poteri consolari), integrato dalle istruzioni diplomatiche e consolari del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale. La legalizzazione può essere eseguita dall’autorità competente dello Stato estero con apposizione finale del visto dell’ambasciata o consolato italiano (c.d. legalizzazione a catena), ovvero — nei rapporti con gli Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961 — dall’autorità designata di quello Stato mediante il più snello strumento dell’apostille.

È fondamentale precisare che la legalizzazione ha natura esclusivamente formale: essa certifica la provenienza del documento e l’autenticità della firma dell’ufficiale rogante, senza incidere sulla validità sostanziale del negozio documentato, la quale rimane disciplinata dalla legge applicabile individuata secondo le norme di conflitto della L. 31 maggio 1995, n. 218.

La Convenzione dell’Aja del 1961 e l’apostille

La Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, sull’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri — resa esecutiva in Italia con L. 20 dicembre 1966, n. 1253 — ha introdotto nei rapporti tra gli Stati contraenti una procedura semplificata: l’apposizione dell’apostille da parte dell’autorità designata dello Stato in cui il documento è stato formato è sufficiente a renderlo riconoscibile negli altri Stati contraenti, senza necessità della doppia legalizzazione consolare.

L’apostille è un timbro o allegato standardizzato, redatto nei dieci campi prescritti dall’allegato alla Convenzione, che certifica: l’autenticità della firma apposta sul documento; la qualità nella quale il firmatario ha agito; l’eventuale identità del sigillo o timbro apposto. Essa non garantisce la validità sostanziale del documento né la correttezza del suo contenuto. Il notaio italiano che riceve in deposito un documento estero apostillato verifica la regolarità formale dell’apostille, senza per questo essere dispensato dal valutare — ove rilevante — la validità del negozio documentato secondo la legge applicabile.

L’elenco degli Stati contraenti, che alla data del presente contributo supera le centoovanta unità, è aggiornato dall’Ufficio permanente della Conferenza dell’Aja di diritto internazionale privato (HCCH) e consultabile attraverso il registro elettronico e-APP. Nel 2023 e nel 2024 hanno aderito alla Convenzione diversi nuovi Stati, ampliando ulteriormente il perimetro applicativo dello strumento.

Il Regolamento UE 2016/1191 e la soppressione delle formalità tra Stati membri

Un salto qualitativo nell’evoluzione della materia è stato determinato dal Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio del 6 luglio 2016, applicabile dal 16 febbraio 2019, che ha abolito la legalizzazione e l’apostille per i documenti pubblici emessi da autorità di uno Stato membro ai fini della loro produzione in un altro Stato membro. Il Regolamento non incide sulla validità sostanziale dei documenti, né istituisce un obbligo di riconoscimento automatico, ma sopprime le formalità di autentica per una serie tassativa di documenti pubblici (nascita, morte, nome, matrimonio, unione registrata, filiazione, adozione, domicilio, cittadinanza, stati penali).

Il Reg. 2016/1191 introduce altresì moduli standard multilingue (MSF — Multilingual Standard Forms) per i principali documenti di stato civile, al fine di eliminare le difficoltà di traduzione. Tali moduli non sostituiscono il documento pubblico originale, ma lo accompagnano come ausilio interpretativo per le autorità dello Stato di destinazione. Il regime del Reg. 2016/1191 è strettamente limitato ai rapporti intracomunitari: per i documenti provenienti da Stati terzi continuano ad applicarsi la Convenzione dell’Aja del 1961 (se lo Stato di provenienza vi aderisce) ovvero il regime ordinario della legalizzazione consolare.

Il deposito del documento estero: presupposti formali e sostanziali

Il requisito della lingua italiana e l’obbligo di traduzione

L’art. 5 della legge notarile stabilisce che gli atti notarili debbono essere redatti in lingua italiana. La disposizione pone un problema interpretativo con riferimento al deposito di documenti in lingua straniera: il notaio può ricevere in deposito un documento non in italiano senza che sia allegata una traduzione?

La soluzione prevalente in dottrina e nella prassi notarile distingue nettamente tra la natura dell’atto depositato e la funzione del verbale di deposito. Il verbale redatto dal notaio, in quanto atto notarile italiano, deve essere in lingua italiana (art. 5 L.N.); il documento depositato, essendo un atto estraneo alla produzione notarile italiana, non deve necessariamente essere tradotto ai fini della sola custodia. Tuttavia, quando il documento estero è destinato a produrre effetti giuridici nell’ordinamento italiano — e in particolare quando deve essere allegato a un atto notarile, iscritto o trascritto in un registro pubblico, ovvero prodotto in giudizio — la traduzione asseverata diviene necessaria.

La traduzione può essere eseguita da un traduttore ufficiale riconosciuto dall’autorità straniera competente, da un interprete giurato iscritto all’albo del Tribunale (in Italia), ovvero dal notaio stesso, se in possesso della necessaria competenza linguistica, mediante attestazione di conformità. Il Consiglio Nazionale del Notariato ha chiarito, in più studi, che il notaio è tenuto ad allegare la traduzione asseverata ogni qualvolta il contenuto del documento sia necessario per la comprensione del negozio ovvero per l’espletamento delle verifiche di legalità che su di lui incombono.

La verifica della capacità delle parti e della legge regolatrice

La questione più delicata che si pone al notaio in sede di deposito di documento estero è quella relativa alla determinazione della legge applicabile e alla verifica della capacità delle parti che hanno formato il documento. Ai sensi dell’art. 20 della L. 218/1995, la capacità delle persone fisiche è regolata dalla legge nazionale. Per le persone giuridiche straniere, l’art. 25 L. 218/1995 ricollega la legge applicabile alla lex societatis, identificata con la legge dello Stato nel cui territorio è stato perfezionato il procedimento di costituzione.

Il notaio che riceve in deposito un atto estero — specie se destinato a essere utilizzato in un successivo atto notarile italiano — è tenuto a verificare: (i) che il documento sia stato formato da soggetto avente capacità secondo la propria legge nazionale; (ii) che i poteri di rappresentanza eventualmente risultanti dal documento esistano e siano validamente conferiti secondo la legge regolatrice dell’ente o del soggetto rappresentato; (iii) che non vi siano cause ostative alla circolazione nell’ordinamento italiano, alla luce del limite dell’ordine pubblico (art. 16 L. 218/1995) e delle norme di applicazione necessaria (art. 17 L. 218/1995).

L’indagine sulla capacità non può, tuttavia, spingersi fino a una verifica di conformità sostanziale del documento all’ordinamento straniero di provenienza: ciò richiederebbe una cognizione del diritto straniero che non è ragionevolmente esigibile dal notaio italiano in assenza di un’apposita perizia giuridica (legal opinion). La prassi accredita pertanto un controllo di legalità estrinseco, incentrato sugli elementi risultanti dall’apostille, dal verbale di deposito e dalla traduzione asseverata, con facoltà — e talvolta onere — di richiedere una legal opinion nelle operazioni di maggiore complessità.

Il deposito come modalità di circolazione degli atti esteri

Il deposito notarile assume, nella prassi transfrontaliera, una funzione strumentale alla successiva utilizzazione dell’atto straniero nell’ordinamento italiano. Il verbale di deposito notarile svolge una duplice funzione: attesta la data di ricezione del documento — con valore di data certa ex art. 2704 c.c. — e certifica l’identità e la continuità del documento dall’estero al notaio italiano, fungendo da elemento di raccordo tra i due ordinamenti.

Le ipotesi più frequenti nella prassi sono: il deposito di procura estera, ai fini della spendita in un atto notarile italiano da parte del procuratore ivi designato; il deposito di atti costitutivi e statuti di società straniera, ai fini della valutazione dei poteri degli organi rappresentativi in vista di un atto di trasferimento immobiliare o di un’operazione societaria; il deposito di testamento estero, nell’ambito di una successione regolata dal Reg. UE 650/2012, ai fini della pubblicazione o dell’immissione nel procedimento di accettazione dell’eredità.

Profili problematici e orientamenti interpretativi

La trascrivibilità dell’atto estero depositato

Una delle questioni più dibattute in dottrina e nella prassi riguarda la possibilità di trascrivere nei registri immobiliari italiani atti di trasferimento immobiliare contenuti in documenti esteri. L’art. 2657 c.c. stabilisce che «la trascrizione non si può eseguire se non in forza di sentenza, di atto pubblico o di scrittura privata con sottoscrizione autenticata o accertata giudizialmente». Tale norma è comunemente interpretata nel senso che ai fini della trascrizione è necessario un titolo avente efficacia esecutiva secondo l’ordinamento italiano.

Per gli atti pubblici stranieri, la giurisprudenza ha progressivamente elaborato criteri di ammissibilità alla trascrizione fondati sulla verifica dell’equiparabilità dell’autorità straniera rogante al notaio italiano quanto a funzioni e garanzie, dell’apostillamento o legalizzazione del documento, dell’allegazione della traduzione asseverata, e della non contrarietà del negozio all’ordine pubblico italiano. La Corte di Cassazione ha precisato che un atto pubblico notarile estero, munito di apostille e traduzione, può essere trascritto direttamente nei registri immobiliari italiani qualora l’ordinamento straniero attribuisca al notaio rogante funzioni sostanzialmente analoghe a quelle del notaio di diritto latino, senza necessità di preventivo riconoscimento giudiziale.

Il deposito notarile, di per sé, non integra il titolo idoneo alla trascrizione: il notaio italiano che ha ricevuto in deposito un atto estero non costituisce, solo per questo, un titolo trascrivibile. Occorre che il verbale di deposito sia accompagnato da un ulteriore atto del notaio italiano — tipicamente un atto di ricognizione dell’efficacia dell’atto estero — ovvero che il documento estero presenti autonomamente le caratteristiche di cui all’art. 2657 c.c.

Il controllo notarile di legalità sui documenti esteri

La questione del grado di controllo che il notaio italiano deve esercitare sui documenti esteri che gli vengono presentati è oggetto di un dibattito dottrinale tutt’ora aperto. Due posizioni si fronteggiano.

La tesi restrittiva sostiene che il notaio, in sede di deposito, non svolge alcun controllo di legalità sul documento estero: la sua funzione si esaurisce nell’attestazione della data e dell’identità del depositante, con la conseguenza che egli non assume responsabilità per il contenuto del documento depositato, purché questo non sia manifestamente contrario all’ordine pubblico o al buon costume.

La tesi estensiva, che appare prevalere nella più recente elaborazione dottrinale e nella prassi del Consiglio Nazionale del Notariato, ritiene invece che il notaio sia tenuto a un controllo di legalità estrinseco che include: la verifica della regolarità formale del documento (apostille, traduzione, capacità formale del soggetto che lo ha formato); la verifica dell’assenza di cause ostative alla circolazione nell’ordinamento italiano (ordine pubblico, norme di applicazione necessaria ex art. 17 L. 218/1995); l’informazione al richiedente circa gli effetti dell’atto nell’ordinamento italiano, nei limiti della cognizione ragionevolmente esigibile.

Gli obblighi antiriciclaggio nell’operatività transfrontaliera

Il D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231, come modificato dal D.Lgs. 25 maggio 2017, n. 90 e da successivi decreti correttivi in attuazione della V Direttiva antiriciclaggio (Dir. UE 2018/843), assoggetta i notai agli obblighi di adeguata verifica della clientela, di conservazione dei dati e di segnalazione delle operazioni sospette all’UIF — Unità di Informazione Finanziaria della Banca d’Italia. Tali obblighi operano anche in sede di deposito di documenti esteri, con alcune specificità operative.

Il notaio che riceva in deposito un documento estero destinato a essere utilizzato per trasferimenti immobiliari, operazioni societarie o altre operazioni a rischio è tenuto a: (i) identificare il cliente e il titolare effettivo dell’operazione, anche quando le parti siano persone giuridiche straniere, risalendo la catena di controllo sino alla persona fisica che esercita il controllo ultimo (artt. 18-25 D.Lgs. 231/2007); (ii) verificare che la struttura dell’operazione non presenti indicatori di rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, con particolare attenzione alle strutture opache (trust, fondazioni di diritto straniero, società di Paesi a fiscalità privilegiata o a bassa trasparenza); (iii) acquisire informazioni sullo scopo e sulla natura dell’operazione; (iv) procedere, ove necessario, alla segnalazione di operazione sospetta (art. 35 D.Lgs. 231/2007).

L’UIF e la Guardia di Finanza hanno segnalato, nelle relazioni annuali, un incremento delle ipotesi in cui strutture societarie straniere o procure estere sono state utilizzate per mascherare la provenienza illecita di fondi in operazioni immobiliari italiane, rafforzando l’opportunità di un approccio rigoroso nella fase di verifica preliminare al deposito.

Casistica applicativa

La procura notarile estera: deposito e spendita in Italia

La procura conferita innanzi a notaio straniero costituisce il caso più frequente di documento estero presentato al notaio italiano. La sua utilizzazione in un atto notarile italiano richiede la verifica di una serie articolata di elementi. Sul piano della forma, la procura deve rispettare i requisiti previsti dalla legge regolatrice: in materia di rappresentanza volontaria, l’art. 60 L. 218/1995 rinvia alla legge dello Stato in cui il potere di rappresentanza è conferito, ovvero alla legge regolatrice del contratto che il rappresentante è chiamato a concludere. L’art. 1392 c.c. — che richiede la stessa forma della procura dell’atto per cui è conferita — si applica, secondo l’orientamento prevalente, come norma di applicazione necessaria per gli atti che richiedono la forma dell’atto pubblico nell’ordinamento italiano.

Sul piano della capacità, il conferente deve avere capacità di agire secondo la propria legge nazionale (art. 20 L. 218/1995). Le formalità di circolazione richieste sono apostille o legalizzazione a seconda dello Stato di provenienza, accompagnate da traduzione asseverata. Il contenuto della procura deve infine essere sufficientemente determinato per il compimento dell’atto che il procuratore è chiamato a stipulare: la genericità dei poteri può essere ostativa alla validità del negozio poi concluso, con ricadute di responsabilità sul notaio che non abbia segnalato il problema al cliente.

Nella prassi, il notaio italiano riceve la procura estera in deposito — con verbale notarile che ne attesta la ricezione e descrive i documenti accessori (apostille, traduzione) — e fa poi spendere tale procura nell’atto principale, allegandola a quest’ultimo come parte integrante. Qualora la procura sia stata conferita a mezzo di console italiano all’estero, essa è già formata secondo il diritto italiano e non richiede legalizzazione né apostille, essendo un atto del consolato italiano.

Gli atti societari esteri: statuti, delibere e poteri

Nelle operazioni in cui una società di diritto straniero acquista o vende beni immobili in Italia, o partecipa a operazioni straordinarie, il notaio italiano deve verificare la capacità della società e i poteri dei suoi organi rappresentativi. Tale verifica avviene ordinariamente attraverso il deposito dello statuto societario (articles of association, Gesellschaftsvertrag, statuts) munito di apostille e traduzione asseverata, il deposito della delibera dell’organo competente che ha conferito i poteri per l’atto in questione, e l’acquisizione di un estratto del registro commerciale straniero che attesti la vigenza della società e la nomina dell’organo rappresentativo.

In presenza di strutture societarie complesse — LLC, LLP, trust con corporate trustee, fondazioni di diritto straniero — il notaio è tenuto a uno scrutinio più approfondito della catena di rappresentanza, individuando la legge applicabile ai sensi dell’art. 25 L. 218/1995 e verificando, anche attraverso la consulenza di un giurista dell’ordinamento straniero (legal opinion), la capacità e i poteri degli organi agenti. Il ricorso alla legal opinion non esonera il notaio dalla responsabilità professionale, ma costituisce un elemento di diligenza che può assumere rilievo in sede di valutazione della condotta.

Il testamento olografo estero e la successione internazionale

Il Regolamento UE 650/2012, applicabile alle successioni aperte dopo il 17 agosto 2015, ha profondamente modificato il quadro di riferimento per le successioni transfrontaliere. Il Regolamento stabilisce che la successione è regolata dalla legge dello Stato in cui il defunto aveva la residenza abituale al momento della morte (art. 21), con possibilità di professio iuris a favore della legge dello Stato di cui il de cuius era cittadino (art. 22).

Il testamento olografo redatto all’estero da un cittadino straniero — o da un cittadino italiano residente all’estero — può essere presentato al notaio italiano ai fini della pubblicazione (artt. 620 ss. c.c.), dell’acquisizione di un certificato successorio europeo (artt. 62 ss. Reg. 650/2012), o del compimento di atti dispositivi sui beni ereditari siti in Italia. Il notaio italiano chiamato a pubblicare un testamento olografo estero deve verificare la validità formale del testamento secondo la legge individuata dalla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 sui conflitti di legge in materia di forma delle disposizioni testamentarie (resa esecutiva in Italia con L. 26 ottobre 1969, n. 742): tale Convenzione prevede una serie di collegamenti alternativi (legge del luogo del compimento, legge della nazionalità, legge del domicilio, legge della residenza), con conseguente presunzione di validità formale se il testamento è conforme ad almeno uno di essi.

Novità normative e giurisprudenziali

L’evoluzione del quadro eurounitario

Il diritto dell’Unione europea ha significativamente ampliato, negli ultimi anni, gli strumenti a disposizione del notaio per la gestione delle situazioni transfrontaliere. Il Reg. UE 2016/1103 (regimi patrimoniali tra coniugi) e il Reg. UE 2016/1104 (effetti patrimoniali delle unioni registrate), applicabili dal 29 gennaio 2019, hanno unificato le norme di conflitto in materia di regime patrimoniale familiare nell’ambito degli Stati partecipanti alla cooperazione rafforzata, introducendo il meccanismo del riconoscimento automatico degli atti pubblici stranieri tra tali Stati. Il Reg. UE 2019/1111 (Bruxelles II ter), applicabile dal 1° agosto 2022, ha modernizzato il sistema di riconoscimento e circolazione delle decisioni in materia di responsabilità genitoriale.

A livello della Conferenza dell’Aja, la Convenzione del 13 gennaio 2000 sulla protezione internazionale degli adulti — ratificata dall’Italia con L. 14 gennaio 2013, n. 9 — ha istituito un sistema di riconoscimento delle misure di protezione tra gli Stati contraenti, con significative ricadute sull’attività notarile in materia di procure di protezione degli adulti e di mandati in previsione dell’incapacità. La Commissione europea ha altresì avviato i lavori per la creazione di un sistema europeo di autenticazione digitale degli atti notarili (c.d. European Notarial Act — ENA), il cui quadro regolamentare è ancora in definizione e che potrebbe radicalmente modificare le modalità di circolazione degli atti notarili nello Spazio giuridico europeo.

Orientamenti recenti della Cassazione e del CNN

Sul piano interno, la Corte di Cassazione ha affrontato in più occasioni la questione della circolazione degli atti esteri, consolidando alcuni principi interpretativi fondamentali. In tema di trascrivibilità degli atti pubblici stranieri, la giurisprudenza ha chiarito che l’equiparabilità funzionale del notaio straniero al notaio italiano è il criterio determinante per l’ammissibilità alla trascrizione diretta: tale equiparabilità va valutata avendo riguardo alla natura delle funzioni svolte — in particolare all’esercizio di un controllo di legalità sui negozi rogati — e non alla mera denominazione dell’ufficiale rogante nell’ordinamento straniero.

In tema di ordine pubblico come limite al riconoscimento degli atti stranieri, le Sezioni Unite hanno progressivamente elaborato una nozione evolutiva, imperniata sui valori fondamentali dell’ordinamento costituzionale e dell’ordinamento eurounitario, distinta dal mero catalogo delle norme imperative interne. Tale approccio ha consentito di superare le rigidità applicative che avevano in passato ostacolato la circolazione di talune tipologie di atti esteri — in particolare quelli relativi a forme familiari non ancora tipizzate nell’ordinamento italiano al momento del loro compimento.

Il Consiglio Nazionale del Notariato ha elaborato, nell’ultimo quinquennio, un corpus di studi settoriali che ha contribuito a sistematizzare la prassi operativa e a ridurre le difformità applicative tra le diverse sedi notarili: si segnalano in particolare gli studi in materia di procure estere e rappresentanza, di atti societari esteri in operazioni immobiliari italiane, e di certificato successorio europeo, cui si rinvia per un esame analitico delle singole questioni.

Considerazioni conclusive

Il deposito di documento estero nell’attività notarile si configura come un istituto dalla fisionomia composita, collocato all’intersezione tra il diritto notarile interno, il diritto internazionale privato e il diritto dell’Unione europea. La sinteticità dell’art. 106 L.N. — adeguata per un’epoca in cui i fenomeni transfrontalieri erano episodici — si rivela strutturalmente insufficiente a disciplinare la complessità delle fattispecie odierne, generate da una mobilità delle persone e dei capitali che non ha precedenti storici.

Dall’analisi svolta emergono alcune linee di tendenza consolidate. Sul piano delle certezze acquisite, può ritenersi assodato: (i) che il notaio, in sede di deposito di documento estero, è tenuto a un controllo di legalità estrinseco che include la verifica delle formalità di circolazione internazionale e l’assenza di cause ostative riconducibili all’ordine pubblico e alle norme di applicazione necessaria; (ii) che la traduzione asseverata è necessaria ogni qualvolta il documento sia destinato a produrre effetti nell’ordinamento italiano; (iii) che il deposito notarile, di per sé, non costituisce titolo idoneo alla trascrizione immobiliare, essendo necessario un ulteriore accertamento notarile ovvero la presentazione diretta di un documento estero che presenti autonomamente i requisiti di cui all’art. 2657 c.c.; (iv) che gli obblighi antiriciclaggio operano anche nell’operatività transfrontaliera, con l’onere di adeguata verifica dei titolari effettivi anche nelle strutture societarie straniere.

Sul piano delle questioni aperte, rimangono controversi: (i) il grado di approfondimento del controllo notarile sulla validità sostanziale del documento estero secondo la legge straniera applicabile, in assenza di una legal opinion; (ii) le modalità di integrazione degli obblighi antiriciclaggio con le specificità dell’operatività transfrontaliera, in assenza di indicazioni settoriali specifiche del Ministero della Giustizia o del CNN; (iii) l’impatto del futuro regime dell’European Notarial Act sulla circolazione degli atti nell’Unione europea e sul ruolo del notaio italiano come punto di raccordo tra ordinamenti.

L’auspicio de iure condendo è quello di un intervento normativo che, muovendo dall’esperienza maturata in sede eurounitaria, elabori una disciplina organica del deposito di documenti esteri nell’attività notarile, definendo con precisione gli obblighi di controllo, le modalità di integrazione con gli strumenti del diritto internazionale privato e le conseguenze sull’utilizzo dei documenti esteri depositati nei procedimenti amministrativi e nei registri pubblici italiani.

Consulenza specializzata

Per questioni relative al deposito di atti e documenti esteri, alla loro circolazione nell’ordinamento italiano, alla verifica delle formalità di apostille e legalizzazione e alle implicazioni nelle operazioni immobiliari e societarie transfrontaliere, è possibile rivolgersi allo Studio Notarile Soldani.

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Riferimenti normativi e bibliografici

Fonti normative principali

• L. 16 febbraio 1913, n. 89 (Legge Notarile), artt. 5, 28, 47, 72, 106
• L. 31 maggio 1995, n. 218 (Riforma del diritto internazionale privato), artt. 16, 17, 20, 25, 56, 60
• Convenzione dell’Aja, 5 ottobre 1961, sull’abolizione della legalizzazione (L. 20 dicembre 1966, n. 1253)
• Convenzione dell’Aja, 5 ottobre 1961, sui conflitti di legge in materia di forma delle disposizioni testamentarie (L. 26 ottobre 1969, n. 742)
• Convenzione dell’Aja, 13 gennaio 2000, sulla protezione internazionale degli adulti (L. 14 gennaio 2013, n. 9)
• D.P.R. 5 gennaio 1967, n. 200 (funzioni e poteri consolari)
• Regolamento (UE) 650/2012 (successioni transfrontaliere)
• Regolamento (UE) 2016/1103 e 2016/1104 (regimi patrimoniali tra coniugi e unioni registrate)
• Regolamento (UE) 2016/1191 (circolazione dei documenti pubblici tra Stati UE, applicabile dal 16 febbraio 2019)
• Regolamento (UE) 2019/1111 (Bruxelles II ter, applicabile dal 1° agosto 2022)
• D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231 (antiriciclaggio), come modificato dal D.Lgs. 25 maggio 2017, n. 90

Dottrina e studi notarili

• Consiglio Nazionale del Notariato, studi in materia di procure estere e rappresentanza (Commissione Studi di Diritto Internazionale Privato)
• Consiglio Nazionale del Notariato, studi in materia di certificato successorio europeo e Reg. UE 650/2012
• Consiglio Nazionale del Notariato, studi in materia di atti societari esteri in operazioni immobiliari italiane
• Ballarino T., Diritto internazionale privato italiano, Padova, CEDAM, ult. ed.
• Damascelli D., Diritto internazionale privato delle successioni a causa di morte, Milano, Giuffrè Francis Lefebvre, 2019
• Triola R., La trascrizione, in Trattato di diritto civile diretto da Lipari e Rescigno, Torino, UTET, ult. ed.
• Conferenza dell’Aja di diritto internazionale privato (HCCH), Registro e-APP degli Stati aderenti alla Convenzione Apostille — www.hcch.net

Fonti istituzionali online

• Consiglio Nazionale del Notariato — notariato.it
• Conferenza dell’Aja di diritto internazionale privato — hcch.net
• EUR-Lex — eur-lex.europa.eu (testi normativi UE)

 

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