Da Manlio Carlo Soldani 
L’atto notarile, tradizionalmente associato alla carta e alle firme autografe, ha subito una profonda trasformazione digitale. Dal 2010, con l’introduzione del Decreto Legislativo n. 110, è possibile redigere e stipulare atti notarili completamente in formato elettronico, mantenendo tutte le garanzie e la sicurezza giuridica proprie dell’attività notarile. Questa innovazione rappresenta un importante passo avanti per semplificare le procedure e rendere più accessibili i servizi notarili a cittadini e imprese.
Meta description: Scopri cos’è l’atto notarile informatico, quali vantaggi offre e come funziona la stipula digitale. Guida completa per privati e imprese che vogliono usufruire di questa moderna modalità di stipula.
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Cos’è l’atto notarile informatico e come nasce
L’atto notarile informatico è un documento digitale che ha lo stesso valore legale dell’atto tradizionale su carta. Questa innovazione è stata introdotta nel nostro ordinamento grazie al Decreto Legislativo n. 110 del 2 luglio 2010, entrato in vigore il 3 agosto dello stesso anno, in attuazione dell’articolo 65 della legge n. 69/200927.
La normativa ha aperto ai notai la possibilità di stipulare atti in formato elettronico originale, creando così un processo completamente digitale dalla stipula fino alla conservazione del documento, eliminando la necessità della carta15. Questo rappresenta il completamento di un percorso iniziato già nel 2002, quando l’Autorità di certificazione delle firme digitali del Consiglio nazionale del Notariato ha permesso di svolgere quasi interamente in ambiente telematico gli adempimenti successivi alla stipula15.
Il quadro normativo di riferimento
Il D.Lgs. 110/2010 ha introdotto importanti modifiche alla legge notarile (legge 16 febbraio 1913, n. 89), inserendo una serie di articoli che regolamentano nel dettaglio l’informatizzazione delle procedure notarili12. Queste norme sono state redatte nel rispetto del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82), che raccoglie le disposizioni generali in materia di documenti informatici27.
La normativa ha perseguito l’obiettivo dell’innovazione tecnologica mediante il ricorso alle procedure informatiche nell’ambito della circolazione giuridica dei beni e dei diritti, mantenendo integre tutte le garanzie di sicurezza e di conservazione del documento negoziale proprie dell’atto notarile27.
Come funziona l’atto notarile informatico nella pratica
L’atto notarile informatico segue un iter molto simile a quello tradizionale, con alcune specifiche differenze tecnologiche. Vediamo come si svolge concretamente la stipula di un atto in formato digitale.
La fase di redazione e stipula
Il notaio deve redigere l’atto utilizzando strumenti informatici di cui ha il controllo diretto4. Durante la stipula, il notaio legge l’atto alle parti, fornisce tutte le spiegazioni necessarie e raccoglie le loro sottoscrizioni18.
A differenza dell’atto tradizionale, le parti non firmano un documento cartaceo ma appongono la propria firma sul documento informatico attraverso due modalità principali:
- Utilizzando la propria firma digitale, se ne sono dotate
- Firmando su un tablet con firma grafometrica518
Dopo la firma delle parti, il notaio appone la propria firma digitale, chiudendo l’atto45. La norma attribuisce rilevanza determinante alla sottoscrizione mediante l’uso, da parte del notaio, della firma digitale27.
Gli strumenti tecnologici: firma digitale e firma grafometrica
Per l’esercizio delle sue funzioni, il notaio deve dotarsi di firma digitale rilasciata dal Consiglio Nazionale del Notariato1719. Questa firma digitale ha una particolarità: il certificato qualificato attesta anche l’iscrizione del notaio nel ruolo19.
Dal 2016 è disponibile un software innovativo chiamato iStrumentum, sviluppato da Notartel in collaborazione con Aruba e di proprietà del Consiglio Nazionale del Notariato1016. Questo software consente la firma grafometrica notarile, una soluzione evoluta che non si limita a catturare l’immagine della firma sul tablet, ma acquisisce una serie di dati biometrici propri della sottoscrizione di ciascuno1016.
La firma grafometrica notarile registra:
- Il tempo di scrittura
- La pressione esercitata sul tablet
- La posizione della mano
- La velocità, accelerazione e ritmo nel momento della sottoscrizione
- L’inclinazione della penna101316
Questi criteri garantiscono la massima sicurezza, creando un legame indissolubile fra i tratti biometrici del firmatario e il documento sottoscritto, rendendo impossibile il riutilizzo della stessa firma per atti diversi1016.
I vantaggi dell’atto notarile informatico
L’adozione dell’atto notarile informatico offre numerosi vantaggi sia per i cittadini che per i professionisti.
Velocità e flessibilità
Uno dei principali vantaggi è la possibilità per parti che vivono in luoghi diversi di recarsi ognuna dal proprio notaio e stipulare con interazione online nel giro di pochi istanti, salvi alcuni divieti di legge518. Questo elimina la necessità di spostamenti lunghi e gravosi per tutte le parti coinvolte in un atto.
Maggiore sicurezza e durabilità
I più avanzati sistemi di disaster recovery rendono la conservazione dell’originale digitale persino più sicura dell’archiviazione cartacea, che pure sfida i secoli518. La struttura di conservazione gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato garantisce elevati standard di sicurezza per la protezione dei dati e dei documenti89.
Accessibilità migliorata
L’atto notarile informatico risponde meglio alle esigenze specifiche di soggetti perfettamente capaci ma con limitazioni nell’interazione col mondo esterno518. Il formato digitale può facilitare l’accesso ai servizi notarili per persone con disabilità o difficoltà di movimento.
Sostenibilità ambientale
Non meno importante è il risparmio di carta e risorse materiali, che contribuisce a ridurre l’impatto ambientale dell’attività notarile, in linea con i moderni obiettivi di sostenibilità.
La conservazione degli atti notarili informatici
Un aspetto fondamentale dell’atto notarile informatico è la sua conservazione, che garantisce la durata nel tempo e l’integrità del documento.
La struttura di conservazione del Consiglio Nazionale del Notariato
Per la conservazione degli atti informatici, il notaio si avvale di una struttura predisposta e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato81719. Questa struttura conserva gli atti notarili e i relativi allegati nei formati abitualmente utilizzati dalla Pubblica Amministrazione (PDF/A) e firmati digitalmente518.
La sicurezza è garantita dal Sistema di Gestione della Sicurezza e delle Informazioni di Notartel che ha ottenuto la conformità alla norma ISO/IEC 27001:2013 per l’attività di “Erogazione servizi di conservazione, posta elettronica certificata e firma digitale”5. Dal marzo 2016, inoltre, Notartel è accreditata come conservatore dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale)518.
Valore legale degli atti conservati
Gli atti informatici conservati nella struttura del Consiglio Nazionale del Notariato costituiscono a tutti gli effetti di legge originali informatici da cui possono essere tratti duplicati e copie817. Questo garantisce che l’atto notarile informatico abbia lo stesso valore legale dell’atto tradizionale su carta.
Casi in cui è obbligatorio l’atto notarile informatico
Attualmente, l’atto pubblico informatico è obbligatorio esclusivamente per la stipula dei contratti di appalto di lavori, servizi e forniture con la Pubblica Amministrazione5141821. Per tutte le altre tipologie di atti, è possibile scegliere liberamente tra formato cartaceo e formato digitale.
Questa limitazione dell’obbligatorietà riflette un approccio graduale all’introduzione delle nuove tecnologie nel campo notarile, permettendo a notai e cittadini di adattarsi progressivamente al cambiamento.
Le copie dell’atto notarile informatico
Il notaio può rilasciare copie su supporto informatico di originali cartacei e copie cartacee di originali informatici, su richiesta dell’interessato, salvo che la legge disponga di adottare una modalità specifica17. Delle copie, il notaio attesta la conformità con propria firma digitale.
Questa flessibilità permette di soddisfare le diverse esigenze degli utenti, consentendo la circolazione dell’atto sia in formato digitale che cartaceo, a seconda delle necessità.
FAQ sull’atto notarile informatico
Che differenza c’è tra un atto notarile tradizionale e uno informatico?
La principale differenza sta nel supporto utilizzato: cartaceo per l’atto tradizionale, digitale per quello informatico. I contenuti, il valore legale e le garanzie fornite dal notaio rimangono invariati. La modalità di firma è diversa: autografa per l’atto tradizionale, digitale o grafometrica per quello informatico.
Posso scegliere se stipulare un atto in formato cartaceo o informatico?
Sì, ad eccezione dei contratti di appalto con la Pubblica Amministrazione, per i quali il formato informatico è obbligatorio. Per tutti gli altri tipi di atti, è possibile scegliere liberamente tra i due formati.
Devo possedere una firma digitale per stipulare un atto notarile informatico?
No, non è necessario. È possibile utilizzare la firma grafometrica, apponendo la propria firma su un tablet messo a disposizione dal notaio. In alternativa, se si possiede già una firma digitale, è possibile utilizzarla.
L’atto notarile informatico ha lo stesso valore legale di quello tradizionale?
Sì, l’atto notarile informatico ha esattamente lo stesso valore legale dell’atto tradizionale su carta. La legge garantisce la piena equivalenza tra i due formati.
Come posso ottenere una copia dell’atto notarile informatico?
Il notaio può rilasciare sia copie digitali che copie cartacee dell’atto informatico. È sufficiente farne richiesta allo studio notarile che ha stipulato l’atto.
Rivolgersi a un notaio per l’atto informatico
L’atto notarile informatico rappresenta una significativa evoluzione tecnologica che mantiene intatte tutte le garanzie di sicurezza e certezza giuridica proprie della funzione notarile. Questa innovazione facilita e semplifica la stipula degli atti, rendendo più accessibile e moderna l’attività notarile.
Per approfondire l’argomento o per valutare la possibilità di stipulare un atto in formato informatico, vi invitiamo a contattare il nostro studio notarile. I nostri professionisti sono formati e attrezzati per guidarvi nella scelta della soluzione più adatta alle vostre esigenze, garantendo sempre la massima sicurezza e conformità alle normative vigenti.
Non esitate a contattarci per una consulenza personalizzata o per fissare un appuntamento: la nostra esperienza è al vostro servizio per accompagnarvi nel mondo digitale con la stessa affidabilità e professionalità di sempre.
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Il presente articolo ha carattere generale e informativo, non costituisce parere legale personalizzato e non sostituisce la consulenza diretta con un notaio. Per assistenza specifica relativa alla vostra situazione, vi invitiamo a contattare il nostro Studio per fissare un appuntamento. Contenuto generato con sistemi di Intelligenza Artificiale e supervisionato da professionisti dello Studio Notarile, in conformità ai requisiti di trasparenza del Regolamento UE 2024/1689 (AI Act).